AI WORLD HQAutomatizáld a jegyzetelést a Microsoft Copilottal a Teamsben
Tudd meg, hogyan rögzítheted automatikusan a hívásaid kulcspontjait, feladatait és döntéseit a Microsoft Copilot segítségével a Teamsben, majd exportálhatod őket könnyedén az Outlookba az utókövetéshez – ezzel időt és energiát takarítva meg.
Képzeld el, hogy soha többé nem maradsz le egy fontos részletről sem egy megbeszélésen! Ez az útmutató megmutatja, hogyan használd a Microsoft Copilotot – egy mesterséges intelligencia (MI) asszisztenst, gondolj rá úgy, mint egy okos segítőre, aki érti az emberi nyelvet – a Microsoft Teams hívásaid létfontosságú részeinek automatikus rögzítésére. Végére képes leszel világos összefoglalókat, teendőket és kulcsfontosságú döntéseket kapni, majd egyenesen az Outlook e-mailjeidbe küldeni őket. Ez tökéletes mindazoknak, akik szervezettek szeretnének maradni, és biztosítani akarják, hogy egy beszélgetés után mindenki képben legyen.
💡 Tipp: kattints egy lépés számára, ha kész vagy — zöld pipa jelenik meg, és a böngésződ megjegyzi, meddig jutottál.
- Microsoft 365 fiók Copilottal: Szükséged lesz egy aktív Microsoft 365 előfizetésre, amely magában foglalja a Microsoft Copilot elérését. Ez jellemzően egy fizetős kiegészítő vagy egy specifikus vállalati csomag, amelyet a munkahelyed biztosít, nem ingyenes funkció.
- Microsoft Teams asztali alkalmazás: Győződj meg róla, hogy a Microsoft Teams asztali alkalmazás telepítve van a számítógépeden (Windows vagy Mac), és be vagy jelentkezve. Bár a Copilot webes felületen is működik, az asztali alkalmazás gyakran a legzökkenőmentesebb élményt nyújtja.
- Microsoft Outlook: Készítsd elő az Outlook asztali alkalmazásodat vagy webes hozzáférésedet, mivel oda exportálod majd a jegyzeteket a könnyű megosztás érdekében.
- Idő: Ez az útmutató körülbelül 10-15 percet vesz igénybe az elolvasásra és egy rövid tesztmegbeszéléssel való gyakorlásra.
Indíts Teams megbeszélést és aktiváld az átírást
Ahhoz, hogy a legtöbbet hozd ki a Copilotból, gondoskodnod kell arról, hogy a Teamsben tartott megbeszélésed átírásra kerüljön. Az átírás olyan, mintha egy szupergyors digitális gépíró jegyzetelne, aki valós időben legépel minden szót, ami elhangzik a megbeszélésen. A Copilotnak szüksége van erre az írott feljegyzésre, hogy megértse, mi hangzott el, és elkészítse intelligens összefoglalóit.
Először nyisd meg a Microsoft Teams-et, és indíts egy új megbeszélést, vagy csatlakozz egy már meglévőhöz. Miután aktívan benne vagy a megbeszélési ablakban, keresd meg a képernyő tetején vagy alján található eszköztárat. Keresd meg a ... ikont, ami általában a „További műveletek” lehetőséget jelöli, és kattints rá. Megjelenik egy menü különböző lehetőségekkel. Ebből a menüből válaszd a „Start transcription” (Átírás indítása) opciót. Ha nem látod azonnal ezt az opciót, keresd a „Nyelvi és beszédbeállítások” vagy hasonló almenüt, ahol az átírás vezérlői lehetnek. Általában megjelenik egy kis banner a megbeszélési ablak tetején, amely értesíti az összes résztvevőt, hogy az átírás megkezdődött, ami fontos az átláthatóság szempontjából.
Akkor tudod, hogy sikerült, ha: Megjelenik egy értesítés a megbeszélési ablak tetején, ami szerint „Transcription has started” (Átírás megkezdődött), és esetleg egy „Live transcription” (Élő átírás) panel nyílik meg az oldalon.
Kommunikálj a Copilottal a megbeszélés alatt
Miután fut az átírás, a Copilot csendben feldolgozza a beszélgetést, valós idejű megértést alakítva ki arról, ami éppen megbeszélés tárgya. Valós időben kommunikálhatsz vele, és kérdéseket tehetsz fel a folyamatban lévő beszélgetésről, hasonlóan ahhoz, mintha egy digitális asszisztens ülne veled a szobában, aki azonnal fel tudja idézni a részleteket.
A Teams megbeszélési ablakának tetején vagy alján található eszköztárban keresd meg a „Copilot” ikont. Gyakran egy stilizált „C”-re vagy egy kis robotfejre hasonlít. Kattints erre az ikonra. Egy oldalsáv nyílik meg a képernyő jobb oldalán. Itt láthatod a Copilot felületét és alul egy csevegődobozt. Írj be egy kérdést a megbeszélés tartalmával kapcsolatban ebbe a csevegődobozba. A Copilot a folyamatban lévő átírást használja fel, hogy választ vagy összefoglalót adjon az eddig elhangzottak alapján.
Akkor tudod, hogy sikerült, ha: Megnyílik a Copilot oldalsáv, és miután beírtál egy kérdést, a Copilot elkezd szöveges választ generálni a panelen, közvetlenül a megbeszélés élő átírásából.
Hozzáférés és a Copilot megbeszélés összefoglalójának áttekintése
Miután a megbeszélésed véget ért, a Copilot hozzálát, hogy összeállítsa a teljes átírás összes fontos részletét. Ez az a pont, ahol hasznos összefoglalót készít, kinyeri a teendőket (specifikus feladatok vagy következő lépések, amelyeket el kell végezni, mint például „Sarah vegye fel a kapcsolatot az ügyféllel”), és kiemeli a kulcsfontosságú döntéseket (fontos választások vagy megállapodások, amelyeket a beszélgetés során hoztak).
Ezen jegyzetek megtalálásához először zárd be a Teams megbeszélési ablakát. Ezután lépj a Teams naptárába a fő Teams felületről. Keresd meg a konkrét megbeszélést, amin éppen részt vettél, és kattints rá a részletek megnyitásához. A megbeszélés részleteit tartalmazó ablakban általában több fület láthatsz, például „Chat” (Csevegés), „Files” (Fájlok) vagy „Whiteboard” (Fehér tábla). Keresd meg és kattints a „Recap” (Összefoglaló) fülre. A „Recap” fülön belül megtalálod a Copilot rendezett összefoglalóját, a teendőket és a döntéseket világosan elrendezve. Szánj egy percet arra, hogy átolvasd ezeket a jegyzeteket, és győződj meg róla, hogy pontosan tükrözik a megbeszélést. Ha a „Recap” fül nem azonnal látható, néha egy „More” (Továbbiak) vagy ... menü alatt található a megbeszélés részleteiben.
Akkor tudod, hogy sikerült, ha: A „Recap” fül megjeleníti a megbeszélés strukturált összefoglalóját, beleértve a megbeszélt témák, a kijelölt feladatok (teendők) és az esetlegesen hozott főbb döntések (kulcsfontosságú döntések) különálló szakaszait.
Exportáld a megbeszélés jegyzeteit az Outlookba
Most, hogy megvannak a Copilot rendszerezett és áttekintett jegyzetei, könnyedén elküldheted őket közvetlenül az Outlook e-mail címedre. Ez rendkívül egyszerűvé teszi a résztvevőkkel való megosztást, a személyes feljegyzéseidhez való hozzáadást, vagy az elmentést későbbi hivatkozás céljából, kézi másolás és beillesztés nélkül.
Amíg a Copilot jegyzeteit nézed a „Recap” fülön belül, keress egy gombot vagy linket, ami olyasmit mond, hogy „Share” (Megosztás), „Export” (Exportálás) vagy „Send to Outlook” (Küldés Outlookba). Ez az opció általában a Recap Copilot szakaszának tetején található. Kattints rá, és ha a rendszer kéri, válaszd az „Outlook” lehetőséget célállomásként. A Copilot ezután automatikusan létrehoz egy új piszkozat e-mailt az Outlook alkalmazásodban (vagy webes kliensben), előre kitöltve a megbeszélés összefoglalójával, a teendőkkel és a kulcsfontosságú döntésekkel. Ez az e-mail jellemzően már a megbeszélés résztvevőinek lesz címezve. Ezután hozzáadhatsz további megjegyzéseket, módosíthatod a címzetteket vagy a tárgyat szükség szerint, és végül elküldheted az e-mailt. Ne feledd, a Copilot megírja a piszkozatot, de nem küldi el helyetted; a végső szó mindig a tiéd.
Akkor tudod, hogy sikerült, ha: Megnyílik egy új piszkozat e-mail ablak az Outlookban, amely tartalmazza a Copilotból származó megbeszélési jegyzeteid jól formázott összefoglalóját, készen az elküldésre.
- Elfelejted elindítani az átírást: A Copilot nem tudja összefoglalni azt, amit nem „hallott” (vagy olvasott). Ha az átírás nem aktív, a Copilotnak nem lesz feldolgozandó adata.
- Megoldás: Mindig gondoskodj arról, hogy kifejezetten rákattints a „Start transcription” (Átírás indítása) lehetőségre a megbeszélés elején. Azt jelző banner, hogy az átírás aktív, a legjobb mutató.
- Aktív részvételt vársz el: A Copilot egy intelligens asszisztens, nem megbeszélés résztvevője. Nem fog csatlakozni a beszélgetéshez, véleményt nyilvánítani vagy javaslatokat tenni. A szerepe az, hogy feldolgozza és összefoglalja azt, ami elhangzik.
- Megoldás: Használd a Copilotot információkeresésre és összefoglalásra a beszélgetés alapján, ne mint a beszélgetés aktív hozzájárulóját.
- Nem hagysz elég feldolgozási időt: A Copilotnak a megbeszélés után néhány percre van szüksége, hogy teljesen feldolgozza a teljes átírást és elkészítse részletes összefoglalóját. Ez nem mindig azonnali.
- Megoldás: Ha nem látod a teljes összefoglalót a „Recap” fülön közvetlenül a megbeszélés után, várj 5-10 percet és frissítsd az oldalt. A rendszer a háttérben dolgozik.
Mit jelent ez számodra
- A mindennapokban: Alkalmazhatod ezt családi hívásokra, közösségi csoportmegbeszélésekre, vagy akár személyes ötletelésekre is. Ahelyett, hogy kapkodva jegyzetelnél kézzel, tiszta, MI által generált feljegyzésed lesz a döntésekről, arról, hogy kinek mit kell tennie, és arról, hogy mit beszéltek meg. Nincs többé „Várjunk, mit is döntöttünk a nyaralási tervekről?”
- Az üzleti vagy munkahelyi életedben: Ez hatalmas időmegtakarítás! Csökkenti annak szükségességét, hogy valaki manuálisan jegyzeteljen, pontosságot biztosít azáltal, hogy minden elhangzottat rögzít, és segít a projektek ütemezésének fenntartásában azáltal, hogy világosan felsorolja a teendőket és a döntéseket. Mindenki a beszélgetésre összpontosíthat, tudva, hogy a fontos részleteket rögzítik és könnyen megoszthatók lesznek. Különösen hasznos projektmenedzserek, csapatvezetők vagy bárki számára, aki rendszeresen részt vesz együttműködési megbeszéléseken, és gyors, megbízható összefoglalókra van szüksége.
- Ha épp most kezded: Csak az 1. és a 3. lépésre koncentrálj. Egyszerűen kapcsold be az átírást a következő megbeszélésedhez (akár egy rövid, egyedül végzett gyakorlóhoz is), majd utána ellenőrizd a „Recap” fület, hogy lásd, mit generált a Copilot. Meg fogsz lepődni, mennyit rögzít!
Próbáld ki most!
Csatlakozz vagy indíts egy rövid Microsoft Teams megbeszélést (akár csak magaddal vagy egy kollégával a gyakorláshoz!). Ügyelj arra, hogy azonnal kapcsold be a „Start transcription” (Átírás indítása) lehetőséget a ... (További műveletek) menü segítségével. Mondj néhány dolgot egy elképzelt projektről, megvitatva néhány „teendőt” és „döntést”, majd fejezd be a megbeszélést. Ezután navigálj a megbeszéléshez a Teams naptáradban, és ellenőrizd a „Recap” (Összefoglaló) fület, hogy lásd, mit rögzített a Copilot.
❓ Gyors kérdések
Mennyi időt vesz igénybe?
Kb. 7 perc — az útmutató 4 lépésből áll, és mindegyiket ki tudod pipálni, ahogy haladsz.
Milyen eszköz kell hozzá?
Ez az útmutató a(z) Microsoft Copilot eszközt használja — de a módszer nagyon hasonlóan működik más AI-asszisztensekben is.
Kell valamit előkészítenem?
- Microsoft 365 fiók Copilottal: Szükséged lesz egy aktív Microsoft 365 előfizetésre, amely magában foglalja a Microsoft Copilot elérését. Ez jellemzően egy fizetős kiegészítő vagy egy specifikus vállalati csomag, amelyet a munkahelyed biztosít, nem ingyenes funkció.
- Microsoft Teams asztali alkalmazás: Győződj meg róla, hogy a Microsoft Teams asztali alkalmazás telepítve van a számítógépeden (Windows vagy Mac), és be vagy jelentkezve. Bár a Copilot webes felületen is működik, az asztali alkalmazás gyakran a legzökkenőmentesebb élményt nyújtja.
- Microsoft Outlook: Készítsd elő az Outlook asztali alkalmazásodat vagy webes hozzáférésedet, mivel oda exportálod majd a jegyzeteket a könnyű megosztás érdekében.
- Idő: Ez az útmutató körülbelül 10-15 percet vesz igénybe az elolvasásra és egy rövid tesztmegbeszéléssel való gyakorlásra.
Milyen hibákat kerüljek el?
- Elfelejted elindítani az átírást: A Copilot nem tudja összefoglalni azt, amit nem „hallott” (vagy olvasott). Ha az átírás nem aktív, a Copilotnak nem lesz feldolgozandó adata.
- Megoldás: Mindig gondoskodj arról, hogy kifejezetten rákattints a „Start transcription” (Átírás indítása) lehetőségre a megbeszélés elején. Azt jelző banner, hogy az átírás aktív, a legjobb mutató.
- Aktív részvételt vársz el: A Copilot egy intelligens asszisztens, nem megbeszélés résztvevője. Nem fog csatlakozni a beszélgetéshez, véleményt nyilvánítani vagy javaslatokat tenni. A szerepe az, hogy feldolgozza és összefoglalja azt, ami elhangzik.
- Megoldás: Használd a Copilotot információkeresésre és összefoglalásra a beszélgetés alapján, ne mint a beszélgetés aktív hozzájárulóját.
- Nem hagysz elég feldolgozási időt: A Copilotnak a megbeszélés után néhány percre van szüksége, hogy teljesen feldolgozza a teljes átírást és elkészítse részletes összefoglalóját. Ez nem mindig azonnali.
- Megoldás: Ha nem látod a teljes összefoglalót a „Recap” fülön közvetlenül a megbeszélés után, várj 5-10 percet és frissítsd az oldalt. A rendszer a háttérben dolgozik.
Olvass tovább
✦ Az AI World HQ AI-szerkesztőségének eredeti, lépésről lépésre útmutatója. Közérthetően írva, pontosságra ellenőrizve.
← Vissza a hírekhez