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¿Alguna vez has abierto un informe largo y te ha costado revisarlo rápidamente? Puede que los títulos de las secciones sean solo texto en negrita, por lo que nada destaca al desplazarte. Microsoft ha mejorado una herramienta de Word que detecta este tipo de problema y sugiere una solución. Esto ayuda a todo el mundo y, especialmente, a quienes usan lectores de pantalla.
Qué necesitas antes de empezar
Antes de comenzar, comprueba tres cosas:
- Word para Windows. Esta actualización se aplica a la versión de Word para Windows, no a la versión para Mac.
- Una suscripción a Microsoft 365. Microsoft afirma que la actualización está disponible para quienes tienen este tipo de suscripción.
- La versión 2610, compilación 20620.20002 o posterior. Puedes comprobar tu versión en la configuración de cuenta o de información de Word.
Microsoft también indica que las nuevas funciones se implementan por etapas, así que puede que todavía no las veas. Si los pasos siguientes no coinciden con lo que aparece en tu pantalla, es posible que tu versión aún no incluya esta función.
Una aclaración rápida sobre los términos: un lector de pantalla es un programa que lee en voz alta o en braille lo que aparece en la pantalla, y un estilo de encabezado es un formato integrado, como Encabezado 1 o Encabezado 2, que indica a Word dónde comienza una sección.
Paso 1: abre la pestaña Revisar
Abre el documento de Word que quieres comprobar. En la parte superior de la ventana, busca la fila de pestañas (Inicio, Insertar, Disposición y demás). Haz clic en Revisar.
Revisar es donde Word reúne sus herramientas de corrección y comprobación. Todavía no tienes que cambiar nada en el documento. Solo asegúrate de que está abierto y de que estás en la pestaña Revisar.
💬 Ejemplo: abre un documento llamado «Informe del tercer trimestre» y haz clic en Revisar.
Sabrás que ha funcionado cuando aparezca debajo de la fila de pestañas la cinta de herramientas de Revisar, incluida la opción para comprobar la accesibilidad.
Paso 2: ejecuta Comprobar accesibilidad
En la pestaña Revisar, selecciona Comprobar accesibilidad. Word analizará el documento y abrirá el Asistente de accesibilidad, que muestra los problemas encontrados.
Piensa en el Asistente de accesibilidad como una ayuda que lee tu documento de una forma parecida a un lector de pantalla y te indica dónde podría ser más clara la estructura. No cambia nada por su cuenta. Tú decides qué corregir.
💬 Ejemplo: después del análisis, puede que veas una lista de categorías. No te preocupes todavía por todas. Buscamos una en concreto.
Sabrás que ha funcionado cuando se abra el panel del Asistente de accesibilidad y muestre una lista de categorías.
Paso 3: elige Estructura del documento
En el panel del Asistente de accesibilidad, selecciona la categoría Estructura del documento.
Aquí se encuentran las nuevas comprobaciones de encabezados. Microsoft afirma que ahora hay tres reglas que comprueban si los encabezados se usan correctamente, y las verás agrupadas en esta sección.
💬 Ejemplo: haz clic en Estructura del documento y busca entradas relacionadas con los encabezados.
Sabrás que ha funcionado cuando veas tres reglas relacionadas con los encabezados dentro de Estructura del documento.
Paso 4: entiende las tres reglas de los encabezados
Cada regla detecta un problema diferente. Esto es lo que busca cada una:
- Faltan encabezados necesarios. Si tienes tres o más párrafos seguidos sin ningún encabezado después de un salto de página o de sección, el Asistente de accesibilidad te sugiere añadir uno. Los bloques largos de texto sin título dificultan la lectura rápida de un documento.
- Encabezados con formato visual. Esta regla señala el texto que parece un encabezado porque está en negrita o tiene un tamaño mayor, pero no utiliza un estilo de encabezado real. El texto en negrita parece un título a simple vista, pero un lector de pantalla y el panel de navegación no pueden reconocer que se trata de una sección.
- Encabezados de varias líneas. Si tres o más párrafos seguidos utilizan el mismo estilo de encabezado, Word sugiere unirlos en un solo encabezado. Esto suele ocurrir cuando un título se divide accidentalmente en varias líneas.
Microsoft explica que el formato visual por sí solo no crea una estructura. Solo crea la apariencia de una estructura.
💬 Ejemplo: una línea en negrita que diga «Resumen del presupuesto» como texto normal probablemente aparecerá señalada como encabezado con formato visual.
Sabrás que ha funcionado cuando puedas explicar qué comprueba cada una de las tres reglas.
Paso 5: corrige un encabezado con formato visual
Elige uno de los elementos señalados y busca en el documento el texto al que hace referencia. Selecciona todo el encabezado y aplica un estilo de encabezado integrado, como Encabezado 1 para las secciones principales o Encabezado 2 para las subsecciones.
¿Por qué hacerlo? Los estilos de encabezado reales aparecen en el panel de navegación y en la tabla de contenido. También ayudan a que un lector de pantalla salte de una sección a otra en lugar de leer cada línea en orden. Microsoft señala que estos mismos encabezados ayudan a herramientas de IA como Copilot a entender y resumir el documento.
💬 Ejemplo: selecciona «Resumen del presupuesto», aplica Encabezado 1 y mantén el texto tal como está. Solo cambia el estilo.
Sabrás que ha funcionado cuando el encabezado aparezca en el panel de navegación y la señal del Asistente de accesibilidad desaparezca después de volver a ejecutar la comprobación.
Paso 6: corrige los encabezados de varias líneas y los que faltan
Si un encabezado se ha dividido en varias líneas, une los párrafos en uno solo. Coloca el cursor al final de la primera línea, elimina el salto y mantén el texto unido. Después, aplícale un único estilo de encabezado.
Si hay un bloque largo de texto sin encabezado, añade un título breve al principio de esa sección y aplícale un estilo de encabezado. Procura que sea corto, como «Conclusiones» o «Próximos pasos».
💬 Ejemplo: una sección que empieza con tres líneas cortas en Encabezado 2 podría convertirse en una sola línea, «Opiniones de los clientes», con el estilo Encabezado 2.
Sabrás que ha funcionado cuando el encabezado aparezca como una sola entrada en el panel de navegación y la señal correspondiente desaparezca en la siguiente comprobación.
Paso 7: envía comentarios si algo no parece correcto
Si las sugerencias no coinciden con lo que esperabas, puedes informar a Microsoft. Abre el Asistente de accesibilidad y selecciona Enviar comentarios.
Microsoft afirma que quiere saber cómo funciona la actualización, así que tus comentarios ayudan a dar forma a futuras versiones.
💬 Ejemplo: escribe «Esta línea en negrita es el título de una sección, pero se ha señalado como encabezado con formato visual» para explicar la situación.
Sabrás que ha funcionado cuando se abra la ventana de comentarios y puedas enviar tu mensaje.
Errores comunes
- Error: poner el texto en negrita y llamarlo encabezado. La solución es aplicar un estilo de encabezado real, como Encabezado 1, para que Word y los lectores de pantalla puedan reconocer la estructura.
- Error: corregir los encabezados antes de ejecutar la comprobación. La solución es ejecutar primero Comprobar accesibilidad para ver exactamente qué partes necesitan atención.
- Error: usar varios estilos de encabezado para un mismo título. La solución es unir las líneas en un solo párrafo y aplicar un único estilo.
- Error: pensar que te falta la función. La solución es comprobar tu versión y recordar que las implementaciones tardan un tiempo.
Para terminar
El Asistente de accesibilidad de Word para Windows ahora puede señalar los encabezados que faltan, los que se han simulado con formato o los que están divididos en varias líneas. Empieza por abrir un documento, seleccionar Revisar y después Comprobar accesibilidad, y elegir Estructura del documento. Luego aplica estilos de encabezado reales a una sección. Abre hoy mismo un documento que ya tengas y ejecuta la comprobación. Solo tardarás un minuto y podrás ver la estructura del documento de la misma forma que un lector de pantalla.