Így keresd meg a hiányzó címsorokat egy Word-dokumentumban Windows alatt

Előfordult már, hogy megnyitottál egy hosszú jelentést, és nehéz volt gyorsan átfutni? Lehet, hogy a fejezetcímek egyszerűen csak félkövér szövegek, ezért görgetés közben semmi sem tűnik ki. A Microsoft továbbfejlesztett egy Word-eszközt, amely felismeri az ilyen problémákat, és javítási javaslatot tesz. Ez mindenkinek segítség, különösen azoknak, akik képernyőolvasót használnak.

Amire szükséged lesz

Mielőtt elkezded, ellenőrizz három dolgot:

• Word Windowsra. Ez a frissítés a Word Windows-verziójára vonatkozik, nem a Mac-verzióra.
• Microsoft 365-előfizetés. A Microsoft szerint a frissítés az ilyen előfizetéssel rendelkezők számára érhető el.
• A 2610-es verzió, 20620.20002-es vagy újabb build. A verziószámot a Word fiók- vagy névjegybeállításaiban ellenőrizheted.

A Microsoft azt is közölte, hogy az új funkciók fokozatosan válnak elérhetővé, ezért lehet, hogy nálad még nem jelennek meg. Ha az alábbi lépések nem egyeznek azzal, amit látsz, előfordulhat, hogy a verziód még nem kapta meg a funkciót.

Egy gyors fogalmi magyarázat: a képernyőolvasó olyan program, amely hangosan vagy Braille-írással felolvassa, mi látható a képernyőn. A címsorstílus pedig egy beépített formázás – például a Címsor 1 vagy a Címsor 2 –, amely jelzi a Wordnek, hol kezdődik egy szakasz.

1. lépés – Nyisd meg a Véleményezés lapot

Nyisd meg az ellenőrizni kívánt Word-dokumentumot. Az ablak tetején keresd meg a lapok sorát (Kezdőlap, Beszúrás, Elrendezés és így tovább). Kattints a Véleményezés lehetőségre.

A Véleményezés lapon találod a Word ellenőrző- és javítóeszközeit. Egyelőre nem kell semmit módosítanod a dokumentumban. Csak győződj meg róla, hogy meg van nyitva, és a Véleményezés lapot választottad.

💬 Példa: nyisd meg a „3. negyedévi jelentés” nevű dokumentumot, majd kattints a Véleményezés lehetőségre.

Akkor tudod, hogy sikerült, ha a lapok sora alatt megjelenik a Véleményezés eszközszalagja, rajta a kisegítő lehetőségek ellenőrzésének lehetőségével.

2. lépés – Futtasd a Kisegítő lehetőségek ellenőrzését

A Véleményezés lapon válaszd a Kisegítő lehetőségek ellenőrzése lehetőséget. A Word átvizsgálja a dokumentumot, majd megnyitja a Kisegítő lehetőségek asszisztensét, amely felsorolja a megtalált problémákat.

Gondolj a Kisegítő lehetőségek asszisztensére úgy, mint egy segítőre, amely úgy olvassa a dokumentumot, ahogy egy képernyőolvasó tenné, majd megmutatja, hol lehetne egyértelműbb a felépítése. Magától nem változtat meg semmit. Te döntöd el, mit szeretnél kijavítani.

💬 Példa: az ellenőrzés után több kategóriát is láthatsz. Egyelőre ne foglalkozz mindegyikkel, most egy konkrét kategóriát keresünk.

Akkor tudod, hogy sikerült, ha megnyílik a Kisegítő lehetőségek asszisztensének ablaktáblája, és megjelenik benne a kategóriák listája.

3. lépés – Válaszd a Dokumentumstruktúra lehetőséget

A Kisegítő lehetőségek asszisztensének ablaktábláján válaszd a Dokumentumstruktúra kategóriát.

Itt találod az új címsor-ellenőrzéseket. A Microsoft szerint mostantól három szabály ellenőrzi a címsorok megfelelő használatát, és ezeket itt, egy helyen láthatod.

💬 Példa: kattints a Dokumentumstruktúra lehetőségre, majd keresd a címsorokkal kapcsolatos bejegyzéseket.

Akkor tudod, hogy sikerült, ha a Dokumentumstruktúra alatt három, címsorokkal kapcsolatos szabályt látsz.

4. lépés – Ismerd meg a három címsorszabályt

Mindegyik szabály más problémát jelez. Így működnek:

• Hiányzó szükséges címsorok. Ha egy oldaltörés vagy szakasztörés után egymás után legalább három bekezdés következik címsor nélkül, a Kisegítő lehetőségek asszisztense javasolja egy címsor hozzáadását. A hosszú, cím nélküli szövegrészeket nehéz gyorsan áttekinteni.
• Látszólagos címsorok. Ez azokat a szövegeket jelöli meg, amelyek azért néznek ki címsornak, mert félkövérek vagy nagyobb betűméretűek, de nem valódi címsorstílust használnak. A félkövér szöveg a szemednek címnek tűnhet, de a képernyőolvasó és a Navigációs ablak nem tudja, hogy egy szakaszt jelöl.
• Több sorba tördelődött címsorok. Ha egymás után legalább három bekezdés ugyanazt a címsorstílust használja, a Word azt javasolja, hogy vond össze őket egyetlen címsorrá. Ez gyakran akkor történik, amikor egy cím véletlenül több sorra törik.

A Microsoft magyarázata szerint önmagában a vizuális formázás nem hoz létre dokumentumstruktúrát. Csak a struktúra látszatát kelti.

💬 Példa: a sima szövegként beírt, félkövér „Költségvetési összefoglaló” valószínűleg a látszólagos címsorok között jelenik majd meg.

Akkor tudod, hogy sikerült, ha el tudod mondani, mit ellenőriz a három szabály.

5. lépés – Javíts ki egy látszólagos címsort

Válassz ki egy megjelölt elemet, majd keresd meg a hozzá tartozó szöveget a dokumentumban. Jelöld ki az egész címsort, és alkalmazz rá beépített címsorstílust, például a Címsor 1 stílust a fő részekhez vagy a Címsor 2 stílust az alfejezetekhez.

Miért érdemes ezt megtenni? A valódi címsorstílusok megjelennek a Navigációs ablakban és a tartalomjegyzékben. A képernyőolvasót használóknak is segítenek szakaszról szakaszra ugrani ahelyett, hogy minden sort sorrendben kellene végigolvasniuk. A Microsoft szerint ugyanezek a címsorok a Copilothoz hasonló AI-eszközöknek is segítenek a dokumentum megértésében és összefoglalásában.

💬 Példa: jelöld ki a „Költségvetési összefoglaló” szöveget, alkalmazd rá a Címsor 1 stílust, magát a szöveget pedig hagyd változatlanul. Csak a stílus módosul.

Akkor tudod, hogy sikerült, ha a címsor megjelenik a Navigációs ablakban, és a szövegre vonatkozó jelzés eltűnik a Kisegítő lehetőségek ellenőrzésének újbóli futtatása után.

6. lépés – Javítsd ki a több sorba tördelődött és a hiányzó címsorokat

Ha egy címsor több sorra tört, vond össze a bekezdéseket egyetlen bekezdéssé. Helyezd a kurzort az első sor végére, töröld a sortörést, és tartsd együtt a szöveget. Ezután alkalmazz rá egyetlen címsorstílust.

Ha egy hosszú szövegrésznek nincs címsora, adj a szakasz elejéhez egy rövid címet, és alkalmazz rá címsorstílust. Tartsd tömören, például: „Megállapítások” vagy „Következő lépések”.

💬 Példa: egy olyan szakasz, amely három rövid, Címsor 2 stílusú sorral kezdődik, egyetlen „Ügyfél-visszajelzések” című, Címsor 2 stílusú sorrá alakítható.

Akkor tudod, hogy sikerült, ha a címsor egyetlen bejegyzésként jelenik meg a Navigációs ablakban, és a kapcsolódó jelzés eltűnik a következő ellenőrzéskor.

7. lépés – Küldj visszajelzést, ha valami nem stimmel

Ha a javaslatok nem egyeznek azzal, amire számítottál, jelezheted ezt a Microsoftnak. Nyisd meg a Kisegítő lehetőségek asszisztensét, majd válaszd a Visszajelzés küldése lehetőséget.

A Microsoft szerint szeretné megtudni, hogyan működik a frissítés, ezért a visszajelzések hozzájárulnak a későbbi verziók fejlesztéséhez.

💬 Példa: írd ezt: „Ez a félkövér sor egy szakasz címe, mégis látszólagos címsorként lett megjelölve.” Így elmagyarázhatod a problémát.

Akkor tudod, hogy sikerült, ha megnyílik a visszajelzési ablak, és el tudod küldeni a megjegyzésedet.

Gyakori hibák

• Hiba: félkövérré tenni a szöveget, és címsornak nevezni. A megoldás az, hogy valódi címsorstílust, például a Címsor 1 stílust alkalmazod, így a Word és a képernyőolvasók is felismerik a dokumentum felépítését.
• Hiba: a címsorok javítása az ellenőrzés futtatása előtt. A megoldás az, hogy először lefuttatod a Kisegítő lehetőségek ellenőrzését, így pontosan láthatod, mely részek igényelnek figyelmet.
• Hiba: több címsorstílust használni egyetlen címhez. A megoldás az, hogy összevonod a sorokat egyetlen bekezdéssé, és egyetlen stílust alkalmazol.
• Hiba: azt feltételezni, hogy hiányzik nálad a funkció. A megoldás az, hogy ellenőrzöd a verziódat, és észben tartod: a funkciók fokozatosan válnak elérhetővé.

Összegzés

A Windows Word Kisegítő lehetőségek asszisztense már képes jelezni a hiányzó, formázással helyettesített vagy több sorba tördelődött címsorokat. Kezdd egy dokumentum megnyitásával, válaszd a Véleményezés, majd a Kisegítő lehetőségek ellenőrzése lehetőséget, végül pedig a Dokumentumstruktúra kategóriát. Ezután alkalmazz valódi címsorstílust egy szakaszon. Nyiss meg még ma egy már meglévő dokumentumot, és futtasd le az ellenőrzést. Alig egy percet vesz igénybe, és megláthatod a dokumentum felépítését úgy, ahogy egy képernyőolvasó látja.