Automatisez les réponses d'e-mails de base dans Outlook avec Meta AI

Ouvrez Outlook et localisez l'icône Meta AI

ACTION : Lancez Outlook (version de bureau ou allez sur outlook.com) et cherchez le bouton Meta AI. CE QUE VOUS VOYEZ : Dans le coin supérieur droit, vous verrez généralement un petit cercle bleu avec un "M" blanc. Il peut se trouver à côté du champ de recherche ou apparaître dans le volet de composition. Si vous ne le repérez pas, cherchez un bouton étiqueté "Meta AI", "Demander à Meta AI", ou une icône similaire dans le ruban (la barre d'outils qui s'étend en haut). CE QUI SE PASSE ENSUITE : Cliquer sur l'icône ouvre un petit panneau où vous pouvez taper des instructions pour l'IA. SI C'EST DIFFÉRENT : Sur certaines tablettes, l'icône apparaît sous la forme d'un menu à trois points ; appuyez dessus et choisissez "Meta AI" dans la liste.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsqu'une fine zone de texte étiquetée "Demander à Meta AI" apparaîtra.

Ouvrez l'e-mail auquel vous voulez répondre

ACTION : Ouvrez un message entrant ou commencez une nouvelle réponse en cliquant sur le bouton "Répondre". CE QUE VOUS VOYEZ : L'e-mail s'ouvre dans une fenêtre de composition. Au bas de cette fenêtre, vous trouverez la zone de texte "Demander à Meta AI" que nous avons ouverte à l'Étape 1. CE QUI SE PASSE ENSUITE : Le curseur se déplace automatiquement dans la zone, prêt à ce que vous tapiez une instruction. SI C'EST DIFFÉRENT : Si la zone n'est pas visible, vérifiez la barre d'outils pour une petite icône "IA" et cliquez dessus pour afficher la zone d'instruction.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque le curseur clignotant sera dans le champ "Demander à Meta AI".

Dites à Meta AI quel type de réponse vous avez besoin

ACTION : Tapez une brève instruction (un "prompt") demandant à l'IA de rédiger votre réponse. CE QUE VOUS VOYEZ : La zone de prompt affiche les mots que vous tapez. Pour un premier utilisateur, un prompt comme "Rédigez une réponse polie remerciant l'expéditeur et demandant plus de détails" fonctionne bien. CE QUI SE PASSE ENSUITE : Meta AI lit l'e-mail original auquel vous répondez et, en quelques secondes, génère un brouillon directement au-dessus de la zone de prompt. Le brouillon apparaît en texte gris clair. SI C'EST DIFFÉRENT : Si vous ne voyez qu'un indicateur de chargement et aucun brouillon, essayez de retaper le prompt ou assurez-vous que l'e-mail original est toujours ouvert.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsqu'un paragraphe complet de texte suggéré apparaîtra juste au-dessus de la zone de prompt.

Relisez, modifiez et perfectionnez le brouillon

ACTION : Cliquez dans la réponse suggérée et modifiez toute partie que vous souhaitez changer. CE QUE VOUS VOYEZ : Le brouillon devient un champ de texte modifiable ; vous pouvez supprimer, ajouter ou remplacer des mots comme dans n'importe quel e-mail normal. CE QUI SE PASSE ENSUITE : Lorsque vous modifiez, l'IA ne réécrit rien automatiquement – vous avez un contrôle total sur la formulation finale. SI C'EST DIFFÉRENT : Si le brouillon est verrouillé (grisé et non cliquable), cliquez sur le bouton "Modifier" qui peut apparaître à côté du brouillon. Les versions plus anciennes vous demandent parfois de sélectionner le texte et de commencer à taper pour le déverrouiller.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque vous pourrez taper librement dans la zone de brouillon et voir vos modifications se refléter instantanément.

Envoyez l'e-mail en un clic

ACTION : Une fois satisfait, appuyez sur le bouton "Envoyer" habituel en bas de la fenêtre de composition. CE QUE VOUS VOYEZ : Le bouton est généralement bleu et étiqueté "Envoyer". Cliquer dessus déclenche le déplacement du message par Outlook de votre boîte d'envoi vers le dossier "Éléments envoyés". CE QUI SE PASSE ENSUITE : Outlook livre l'e-mail au destinataire ; l'IA n'envoie rien d'elle-même. SI C'EST DIFFÉRENT : Si le bouton est grisé, vérifiez que le champ "À" contient une adresse e-mail valide et que le brouillon n'est pas vide.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque le message disparaîtra du volet de composition et apparaîtra dans votre dossier "Éléments envoyés".

Affinez la réponse en demandant à Meta AI de la raccourcir ou de l'allonger

ACTION : Si le brouillon est trop long ou trop bref, tapez un nouveau prompt demandant une longueur différente. CE QUE VOUS VOYEZ : La même boîte "Demander à Meta AI" est toujours en bas. Tapez quelque chose comme "Rendez cette réponse plus courte, moins de 50 mots" ou "Ajoutez une demande de réunion pour la semaine prochaine". CE QUI SE PASSE ENSUITE : L'IA génère une nouvelle version qui remplace le brouillon précédent, en gardant le même ton mais en respectant l'instruction de longueur. SI C'EST DIFFÉRENT : Si un nouveau brouillon n'apparaît pas, videz la zone, retaper le prompt et appuyez sur Entrée. Certaines versions plus anciennes vous obligent à cliquer sur une petite icône "Actualiser" à côté du champ de prompt.

Développez cette réponse pour inclure une demande de réunion pour mercredi prochain. Vous saurez que cela a fonctionné lorsque le brouillon gris se mettra à jour pour correspondre à la nouvelle demande de longueur.