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Una persona nueva se incorpora el lunes y necesita la política de devoluciones antes del almuerzo. En lugar de escribir a tres compañeros y buscar en unidades compartidas, escribe una pregunta en Copilot y obtiene una respuesta con fuentes en cuestión de segundos. Así se ve una base de conocimientos con IA que funciona. Aquí te explicamos cómo montarla sin escribir código.
Antes de empezar
Necesitas tener cuatro cosas listas antes del paso 1:
- Una suscripción a Microsoft 365 Business (Basic, Standard o Premium). Las cuentas personales de Microsoft no admiten esta configuración.
- Una licencia de Microsoft 365 Copilot por cada usuario: un complemento de pago, alrededor de 30 USD por usuario al mes a fecha de 2026. Confirma el precio actual en la página de precios de Microsoft, ya que puede cambiar.
- Acceso de administrador al centro de administración de Microsoft 365, o una persona del área de TI que pueda ayudar con el paso de configuración.
- Tus archivos ya guardados en SharePoint Online, no simplemente en OneDrives personales o en equipos locales.
También vas a necesitar un navegador moderno (Edge o Chrome) y una cuenta de Teams u Outlook para poder hablar con Copilot al final.
Paso 1 — Traslada tus documentos a una biblioteca de documentos de SharePoint
Abre el sitio de SharePoint de tu equipo en el navegador y elige (o crea) la biblioteca de documentos donde deberían vivir tus archivos de trabajo. Haz clic en el botón "Nuevo" en la parte superior de la biblioteca y luego en "Cargar archivo" o "Cargar carpeta" para arrastrar tus PDFs, documentos de Word, hojas de Excel y presentaciones de PowerPoint que ya tengas.
Verás que los archivos subidos aparecen en la lista de la biblioteca con miniaturas y la fecha en que se añadieron. Sabrás que funcionó cuando los archivos aparezcan en la vista de biblioteca y puedas hacer clic en uno para abrirlo en el navegador.
💬 Consejo: nombra las carpetas por tema, no por fecha: "Incorporación de clientes" es mejor que "Cosas 2024".
Paso 2 — Comprueba los formatos de archivo que Copilot realmente puede leer
Copilot funciona mejor con archivos de Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), PDF y texto plano que ya contengan texto seleccionable. Los PDFs escaneados que parecen fotos no se podrán buscar hasta que los pases por OCR (reconocimiento óptico de caracteres, un software que lee la imagen y la convierte otra vez en texto editable).
Abre algunos de tus documentos clave e intenta resaltar el texto dentro. Si puedes copiar y pegar palabras desde el PDF, está listo. Si no, necesita pasar por OCR primero.
Sabrás que funcionó cuando puedas seleccionar y copiar texto de cada documento importante sin que salgan caracteres raros.
Paso 3 — Revisa quién puede ver qué
Copilot solo muestra a cada persona los documentos para los que ya tiene permiso. Si una carpeta está abierta a toda la empresa, Copilot compartirá esa información sin problema con cualquiera que pregunte. Este es el paso más importante que tienes que hacer bien.
En tu biblioteca de documentos, haz clic en el icono de "Configuración" (el engranaje) arriba a la derecha y busca "Configuración de la biblioteca" o "Permisos". Revisa qué grupos tienen acceso. Para carpetas sensibles (nóminas, contratos con clientes, recursos humanos), limita el acceso solo a las personas que lo necesiten.
Sabrás que funcionó cuando un usuario de prueba fuera del grupo adecuado reciba un mensaje de "Acceso denegado" al intentar abrir la carpeta.
💬 Consejo: pide a tu administrador de TI que cree grupos de seguridad como "Equipo de Marketing" y "Equipo de Finanzas", así podrás asignar el acceso a las carpetas por equipo y no nombre por nombre.
Paso 4 — Activa Copilot en el centro de administración
Aquí es donde entra en juego tu administrador de TI. Tiene que iniciar sesión en el centro de administración de Microsoft 365 y asignar la licencia de Copilot a cada usuario que deba tenerla. La ruta exacta del menú puede cambiar a medida que Microsoft actualice la interfaz, pero por lo general se encuentra en Facturación o Licencias. Busca "Microsoft 365 Copilot" y asigna las licencias a las personas correctas.
Pasados unos minutos, esos usuarios verán aparecer el icono de Copilot en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Las licencias pueden tardar hasta 24 horas en activarse por completo en todo el sistema.
Sabrás que funcionó cuando un usuario con licencia abra Word y vea el panel de Copilot en el lado derecho de la pantalla.
Paso 5 — Hazle a Copilot tu primera pregunta real
Abre Copilot desde el panel lateral en Teams, o dentro de Word, y escribe una pregunta como se la harías a un compañero: "¿Qué dice nuestra política de devoluciones sobre productos digitales?" o "Resúmeme el informe de ventas del último trimestre de la biblioteca de Marketing."
Copilot buscará en tus archivos de SharePoint a los que tengas permiso y devolverá una respuesta escrita con citas: enlaces en los que se puede hacer clic que llevan al documento y a la sección exacta que usó. Si la respuesta no es correcta, lo habitual es que el archivo adecuado falte, esté mal nombrado o esté en una carpeta a la que no puedes acceder.
Sabrás que funcionó cuando obtengas una respuesta segura y con fuentes (no un "no encuentro eso") y al hacer clic en la cita se abra el documento correcto.
💬 Ejemplo de prompt para copiar: "Basándote en los documentos de políticas de nuestra biblioteca de RR. HH., resume los permisos por paternidad y maternidad para el personal a tiempo completo."
Paso 6 — Ajusta según lo que vayas aprendiendo
Después de una semana de uso, pregunta a tu equipo qué preguntas respondió bien Copilot y cuáles se le atragantaron. Las que se atragantan suelen apuntar a archivos que faltan, nombres confusos o permisos que bloquean a la IA.
Invierte 30 minutos en renombrar los peores, mover los huérfanos a las bibliotecas correctas y ajustar los permisos de las carpetas sensibles. Esa pequeña limpieza es lo que separa una configuración de Copilot en la que tu equipo confía de una que dejan de usar poco a poco.
Sabrás que funcionó cuando tu equipo empiece a usar Copilot por iniciativa propia para preguntas del día a día, en lugar de enviarte correos pidiéndote documentos.
Errores habituales
- Error: Dar por hecho que Copilot puede leer PDFs escaneados. Solución: Pásalos primero por OCR usando el OCR integrado de OneDrive, Adobe Acrobat o la opción de "PDF searchable" de tu escáner.
- Error: Dejar las carpetas sensibles abiertas a todo el mundo en SharePoint. Solución: Usa los ajustes de permisos de SharePoint para limitar el acceso por grupo y revisa los accesos antes de activar Copilot.
- Error: Subir archivos con nombres como "Documento1 FINAL v3 (2).docx". Solución: Renombra los archivos con nombres descriptivos y buscables, como "Cliente-Acme-Propuesta-2026.docx", para que Copilot y tu equipo puedan encontrarlos.
- Error: Esperar que Copilot se invente respuestas cuando falta el documento. Solución: Si Copilot dice que no encuentra algo, probablemente el archivo aún no está en SharePoint: revisa OneDrive y los discos locales por si anda perdido por ahí.
Qué significa esto para ti
- Si diriges una pyme: Esta configuración es viable a partir de unos 10 usuarios con soporte de administración. Para una o dos personas, una herramienta más sencilla como Google NotebookLM te permite subir archivos y hacer preguntas sin tareas de administración.
- Si gestionas un equipo: La mayor ganancia está en la incorporación: las personas nuevas preguntan a Copilot en lugar de interrumpir a sus compañeros. Dedica 30 minutos a limpiar tus carpetas de SharePoint antes de activarlo.
- Si te preocupa la privacidad: Copilot respeta los permisos que ya tienes en SharePoint. Si un documento está protegido, Copilot no lo compartirá con alguien que no deba verlo. Empieza con una biblioteca que no sea sensible para generar confianza antes de desplegarlo en toda la empresa.