Cómo configurar instrucciones personalizadas para Gemini en Workspace

¿Conoces ese momento en el que le pides a una IA que te ayude a redactar un correo y lo primero que tienes que escribir es "hazlo más corto, sin jerga, tono amable"? Lo dices cada vez. Y la IA lo olvida en la siguiente conversación. Las instrucciones personalizadas son la solución: escribes la regla una vez y la IA la recuerda en todas las conversaciones futuras de esa cuenta de Workspace.

Gemini (el asistente de IA de Google integrado en Google Workspace — el paquete que incluye Gmail, Docs, Sheets y el resto) amplió recientemente esta función a más aplicaciones. Lo que empezó en Google Docs ya funciona en el panel lateral de Slides, Sheets y Gmail, además de las cajas independientes de "Ask Gemini" en Drive y Chat. Aquí te contamos cómo configurarlo y sacarle buen partido.

Antes de empezar

Necesitas una cuenta de Google Workspace que incluya Gemini. Normalmente eso significa un plan de Workspace de pago con el complemento de Gemini, o un plan personal de Google AI que incluya acceso a Workspace. Si estás en la parte gratuita de Google para consumidores (gmail.com sin Workspace), puede que la función no aparezca de la misma forma. Abre primero una de tus aplicaciones de Workspace — Docs, por ejemplo — y busca un pequeño icono ✨ de Gemini. Si lo ves, puedes seguir. Si no, es posible que el despliegue aún no haya llegado a tu cuenta o que tu plan no lo incluya.

Paso 1 — Abre el panel lateral de Gemini

Elige cualquier app de Workspace donde aparezca Gemini. Google Docs y Gmail son los puntos de partida más sencillos.

• En Docs, haz clic en Extensiones en el menú superior, luego en Google Workspace y después en Gemini.
• En Gmail, busca el icono ✨ de Gemini en la barra lateral derecha y haz clic en él.
• En Drive, haz clic en un archivo y luego busca Ask Gemini en la parte superior de la lista de archivos.
• En Sheets o Slides, el icono ✨ suele estar en la barra lateral derecha.

Sabrás que funcionó cuando se abra un panel estilo chat desde el lado derecho de tu pantalla con una caja de texto en la parte inferior.

Paso 2 — Encuentra el área de personalización

Dentro de ese panel lateral, busca un icono de engranaje ⚙️, un menú de tres puntos ⋮ o una etiqueta como "Ajustes", "Personalizar" o "Información guardada". Google ha cambiado el nombre de esta zona varias veces, así que la palabra exacta puede ser diferente de lo que esperas.

Haz clic y busca cualquier opción que mencione "instrucciones personalizadas", "preferencias personales" o "cómo responde Gemini". Si no ves ninguna en el panel lateral, prueba a abrir el sitio principal de Gemini (gemini.google.com) con la sesión iniciada en tu cuenta de Workspace — las mismas instrucciones suelen estar allí, en Ajustes.

Sabrás que funcionó cuando veas una caja de texto etiquetada algo como "Dile a Gemini cómo responder" o "Tus preferencias personales".

Paso 3 — Escribe tu primera instrucción

Aquí es donde la mayoría de la gente o se lo salta o se lo piensa demasiado. No intentes escribir la instrucción perfecta el primer día. Empieza con una regla que resuelva un problema que realmente tengas. Algunos patrones que funcionan bien:

• Tono — "Responde siempre en español sencillo y cercano. Nada de jerga corporativa."
• Extensión — "Mantén las respuestas por debajo de 150 palabras salvo que pida más."
• Formato — "Usa viñetas para cualquier lista con más de tres elementos."
• Rol — "Trátame como dueño de una pequeña empresa, no como empleado corporativo."
• Idioma — "Utiliza español de España por defecto. Usa el formato de fecha día/mes/año."

Escribe una instrucción, guárdala y cierra el panel. Eso es todo por ahora.

Sabrás que funcionó cuando vuelvas mañana, abras el mismo panel y la instrucción siga ahí — ni reseteada ni vacía.

Paso 4 — Pruébala con una tarea real

Abre una conversación nueva (empieza un chat limpio para que la instrucción no quede enterrada bajo contexto antiguo) y dale a Gemini un trabajo real que necesitaras hacer esta semana. Una respuesta complicada a un correo. Un resumen de un documento largo. Una fórmula para Sheets.

Observa la respuesta. ¿Siguió Gemini tu regla? Si pediste respuestas cortas y recibiste tres párrafos, puede que la instrucción se haya guardado pero no se haya cargado — prueba a cerrar sesión y volver a entrar, o edita la instrucción para que sea más corta y clara (las instrucciones muy largas a veces se ignoran en parte).

Paso 5 — Añade más reglas según detectes patrones

Después de una semana, empezarás a notar cosas que sigues reescribiendo. Cada una de ellas es candidata para ser una instrucción personalizada. Algunos ejemplos reales que la gente añade después:

• "Al redactar correos, incluye siempre un siguiente paso claro o una llamada a la acción al final."
• "Para fórmulas en Sheets, añade un comentario breve encima de cada fórmula explicando qué hace."
• "Al resumir documentos, empieza por la conclusión y luego los puntos de apoyo."

No metas 20 instrucciones de golpe. Añade dos o tres, convive con ellas y luego añade más.

Sabrás que funcionó cuando dejes de escribir esas reglas en tus prompts.

Paso 6 — Úsalo en todas las apps (el verdadero superpoder)

Esto es lo que cambió recientemente: ese único conjunto de instrucciones ahora te acompaña en todas las superficies de Gemini en Workspace. La regla que escribiste para "usar siempre viñetas" se aplicará cuando pidas a Gemini que resuma un archivo en Drive, redacte una respuesta en Gmail o reescriba un párrafo en Docs. No tienes que configurarla cinco veces.

Si quieres un comportamiento distinto según la app (por ejemplo, más formal en Gmail, más informal en Chat), hoy no hay un interruptor por app — escribes un único conjunto de instrucciones para toda tu cuenta.

Errores comunes

• Escribir un ensayo entero. Las instrucciones de más de un párrafo corto empiezan a perder efecto. Mantén el total por debajo de unas 300 palabras.
• Reglas contradictorias. "Sé siempre breve" y "da siempre respuestas detalladas" no pueden ganar las dos. Elige una dirección.
• Olvidarse de probar. Guardar instrucciones y no volver a abrir Gemini significa que asumirás que no funcionan cuando, en realidad, simplemente no las has probado.
• Pensar que se traslada a otras cuentas de Google. Las instrucciones personalizadas están vinculadas a la cuenta de Workspace donde las configuraste. Si inicias sesión en un Gmail personal, Gemini no conocerá tus preferencias.
• No volver para editarlas. Tus necesidades cambian. Vuelve a leer tus instrucciones cada pocos meses.

Qué significa esto para ti

• Si usas Workspace para cosas personales (un proyecto paralelo, correos familiares, trabajos del cole): elige una regla sobre el tono. "Sé amable y directo" basta para que cada respuesta se sienta menos robótica.
• Si trabajas en una pequeña empresa o como autónomo: céntrate en reglas de formato. Contarle a Gemini tu rol y tu público una sola vez te ahorrará tener que re-explicar "soy diseñador, mi cliente es el fundador de una startup" en cada prompt.
• Si gestionas un equipo: este también es un momento para enseñar — cuando una persona del equipo configure buenas instrucciones, comparte las reglas. Un conjunto compartido de "cómo queremos que la IA escriba para nosotros" gana a que cada miembro invente el suyo propio.
• Si acabas de llegar a Gemini: sáltate esta guía por ahora. Solo abre el panel lateral y ten una conversación. Vuelve a las instrucciones personalizadas cuando hayas usado Gemini unas cuantas veces y hayas detectado qué repites una y otra vez.

Cierre

Las instrucciones personalizadas son una función pequeña con un beneficio enorme. La primera vez que abras Gemini y simplemente sepa que tiene que mantener las respuestas cortas, o usar viñetas, o saltarse la palabrería corporativa — ese es el momento en el que empieza a sentirse como un asistente de verdad y no como una herramienta a la que sigues enseñando.

Prueba hoy una regla. Añade una segunda la semana que viene. Deja que el resto se construya solo.