Cómo analizar archivos y hojas de cálculo con ChatGPT

Abre un nuevo chat

Pulsa el botón + Nuevo chat, normalmente un símbolo de más en la esquina superior izquierda de la página principal de ChatGPT. Verás una ventana de conversación vacía con una línea tenue que dice "Empieza a escribir…" en la parte inferior. La plataforma prepara un contexto nuevo para que la IA se centre solo en el archivo que le darás más tarde. Si no ves el símbolo más, busca un botón que diga "New chat" o un icono parecido en la esquina superior.

Sabrás que ha funcionado cuando el panel del chat se quede en blanco y aparezca un cursor parpadeante listo para que escribas.

Sube tu archivo

Busca el icono del clip o un botón con la etiqueta "Upload a file" debajo del cuadro de texto. Al pulsarlo se abre el selector de archivos de tu ordenador; navega hasta el PDF o la hoja de cálculo que guardaste y selecciónalo. Cuando confirmes, aparecerá una miniatura (en el caso de los PDF) o el nombre del archivo (en el caso de las hojas de cálculo) dentro del área del chat. Esto es el equivalente a que la IA reciba el informe en papel de un compañero. Si no ves el clip, busca un botón que diga "Attach" o una opción de menú llamada "Upload".

Sabrás que ha funcionado cuando el nombre del archivo o su vista previa aparezca justo debajo del cuadro de mensaje.

Pide un resumen en lenguaje sencillo

Escribe una petición breve, por ejemplo:

Por favor, hazme un resumen corto de los puntos principales de este archivo.

Cuando pulses Enter, ChatGPT analiza el documento que subiste y empieza a escribir un párrafo que destaca títulos, cifras clave y las conclusiones que encuentre, como si un compañero te contara lo esencial de una reunión. La respuesta puede tardar unos segundos, sobre todo con PDF grandes. Si la respuesta parece genérica, prueba a añadir "en lenguaje sencillo" a tu indicación.

Sabrás que ha funcionado cuando la IA devuelva un párrafo corto que mencione las secciones principales o los números del documento.

Consulta datos concretos

Ahora haz una pregunta enfocada, por ejemplo:

¿Cuál fue el ingreso total del tercer trimestre?

o, para una hoja de cálculo:

¿Qué categoría de producto tuvo las ventas más altas en la región Este?

Cuando envías la indicación, el modelo revisa el archivo, encuentra la fila o celda relevante y responde con el valor exacto junto con un poco de contexto. Si la respuesta no parece relacionada, asegúrate de haber hecho referencia al archivo correcto: puedes volver a subirlo o especificar "en la hoja de cálculo". Si la IA dice que no encuentra los datos, prueba a formular la petición de otra forma, por ejemplo "muéstrame la celda que contiene los ingresos del tercer trimestre".

Sabrás que ha funcionado cuando la respuesta incluya un número (por ejemplo, "2,8 millones de $") y mencione la fila o columna donde se encontró.

Pide un gráfico sencillo

Por último, pide a la IA que visualice los datos. Una indicación típica sería:

Crea un gráfico de barras con las ventas trimestrales de la hoja de cálculo.

El asistente generará una imagen de un gráfico de barras y la incrustará directamente en el chat. Puedes hacer clic derecho sobre la imagen y elegir "Guardar imagen como…" para descargarla y usarla en un informe o una presentación. Generar gráficos requiere un plan de pago de ChatGPT: no está disponible en la versión gratuita. Si no aparece ningún gráfico, comprueba que el archivo contenga datos numéricos de ventas y prueba con una petición más explícita, como "dibuja un gráfico de líneas con la columna de ventas".

Sabrás que ha funcionado cuando aparezca una imagen de un gráfico debajo de tu mensaje, con los ejes ya etiquetados.