Hogyan alakítsunk át egy megbeszélést világos jegyzetekké és feladatlistává mesterséges intelligencia segítségével

Gyűjtsd össze és tisztítsd meg a megbeszélés szövegét

Az első lépés az, hogy előkészítsd a nyers megbeszélési információkat. Nyisd meg azt a dokumentumot, e-mailt vagy videókonferencia alkalmazást (mint a Zoom vagy a Teams), ahol a megbeszélés jegyzetei vagy átirata tárolódnak. Jelöld ki a megbeszélés összes szövegét, és másold ki. Miközben a szöveget nézed, szánj egy gyors pillanatot arra, hogy törölj minden rendkívül privát vagy érzékeny információt – például bankszámlaszámokat vagy specifikus ügyféljelszavakat – mielőtt kimásolnád.

Tudni fogod, hogy sikerült, ha a megbeszélés szövege ki van másolva, és gyorsan ellenőrizted, hogy nincs-e benne valami érzékeny.

Nyisd meg a mesterséges intelligencia asszisztensedet

Ezután nyisd meg a kedvenc webböngésződet (például Chrome, Safari vagy Firefox), és írd be a kiválasztott mesterséges intelligencia eszköz weboldalának címét (pl. chat.openai.com a ChatGPT-hez, gemini.google.com a Geminihez vagy claude.ai a Claude-hoz). Jelentkezz be, ha kéri. Gondolj ezekre az eszközökre barátságos, rendkívül képzett irodai asszisztensekként, akik készen állnak arra, hogy olvasással és írással segítsenek neked.

Tudni fogod, hogy sikerült, ha látod az MI asszisztens fő csevegőképernyőjét, általában egy nagy szövegbeviteli mezővel az alján, ahová gépelhetsz. Ha üdvözlőképernyőt látsz, csak kattints a "Tovább" vagy "Elfogadom" gombra, amíg el nem éred a fő csevegőfelületet.

Írd meg a promptot (utasítást)

Ahhoz, hogy a legjobb eredményt érd el a mesterséges intelligencia asszisztensedtől, egy világos promptot kell írnod. A prompt egyszerűen az a specifikus utasítás vagy kérdés, amit beírsz egy mesterséges intelligencia eszközbe, hogy elmondd neki, mit csináljon. A képernyő alján lévő csevegőmezőbe írhatod be vagy illesztheted be az utasításaidat. Egy kiváló megbeszélési összefoglalóhoz pontosan mondd meg az MI-nek, kit képvisel, mit keressen, és hogyan formázza a kimenetet.

Tudni fogod, hogy sikerült, ha az utasításaid szövege tisztán látható a beviteli mezőben, készen arra, hogy hozzáadd a megbeszélés jegyzeteit.

1. Összefoglaló: Három mondatos áttekintés a főbb megvitatott témákról.
2. Kulcsfontosságú döntések: Felsorolás az összes végleges döntésről, amely a hívás során született.
3. Feladatok: Feladatlista, amely világosan megmutatja, ki felelős az egyes feladatokért és a határidőt (ha említve van). Tartsd a hangnemet professzionálisnak, világosnak és közvetlennek, amely alkalmas egy belső csapat-emailhez.”

Illeszd be a megbeszélés szövegét

Most, közvetlenül az imént begépelt vagy beillesztett prompt alá a chat mezőbe, illeszd be a rendetlen jegyzeteidet vagy a teljes megbeszélési átiratot. Csak kattints a beviteli területre, és használd az eszközöd beillesztési parancsát (Ctrl+V Windowson, Command+V Macen, vagy érintsd meg és tartsd lenyomva mobilon). Ha a szöveg nagyon hosszú, ne aggódj. A legtöbb modern mesterséges intelligencia rendszer nagy kontextusablakkal rendelkezik (ami egyszerűen az MI rövid távú memóriája – a maximális szövegmennyiség, amit egyszerre el tud olvasni és megjegyezni).

Tudni fogod, hogy sikerült, ha a megbeszélés szövege közvetlenül a promptod alatt jelenik meg a chat beviteli mezőjében. Ha a szöveg túl hosszúnak tűnik a mezőhöz, ne aggódj; általában lefelé görgethető lesz, és az MI így is el tudja olvasni az egészet.

Küldd el a kérésedet az MI-nek

Miután a promptod és a megbeszélés szövege is a csevegőmezőben van, itt az ideje, hogy elküldd őket az MI-nek feldolgozásra. Keresd meg a küldés gombot, amely általában egy kis papírrepülőhöz vagy nyílhoz hasonlít, és a szövegbeviteli mező mellett vagy alatt található. Kattints vagy koppints erre a gombra. Az MI ekkor elkezdi feldolgozni a kérésedet, átolvassa az összes megadott információt, és dolgozik azon, hogy az utasításoknak megfelelően rendszerezze azt.

Tudni fogod, hogy sikerült, ha a beviteli mező kiürül, és az MI asszisztens elkezdi begépelni a válaszát, gyakran sorról sorra, az üzeneted felett. Ha másképp néz ki, a gomb lehet, hogy csak "Küldés" feliratú, vagy egy egyszerű 'Enter' billentyű szimbólum; csak kattints a legnyilvánvalóbb műveleti gombra.

Tekintsd át és finomítsd az eredményeket

Néhány pillanat múlva az MI bemutatja rendezett kimenetét: összefoglalót, kulcsfontosságú döntéseket és feladatokat. Olvasd át gondosan ezt az első vázlatot. Fontos megjegyezni, hogy bár az MI hatékony, néha hallucinálhat (ez egy kifejezés arra, amikor az MI magabiztosan kitalál olyan tényeket, neveket vagy dátumokat, amelyek soha nem hangzottak el). Mindig olvasd át egyszer a kimenetet, hogy ellenőrizd a pontosságát, mielőtt megosztanád. Ha az első vázlat nem tökéletes, könnyedén kérhetsz változtatásokat. Nem kell elölről kezdeni; csak írj be egy új kérést a csevegőmezőbe, úgy beszélve az MI-vel, mint egy emberi kollégával. Az MI vázolhatja a jegyzeteket, de nem tudja ellenőrizni a tényeket, és nem tudja elküldeni helyetted a végső e-mailt.

Tudni fogod, hogy sikerült, ha van egy strukturált megbeszélési jegyzeted, amely pontosan tükrözi a beszélgetést, és elégedett vagy a tisztasággal és a formátummal.

• "Fogalmazd át az összefoglalót, hogy kicsit lazább hangulatú legyen, készen állva a csapatunk Slack csatornájára, és legyen két mondat hosszú, ne három."
• "Kérlek, adj hozzá egy 'Következő lépések' szakaszt a végére, amelyben az áll, hogy jövő héten áttekintjük ezeket a tételeket."