Így állítsd be az egyéni utasításokat a Geminihez a Workspace-ben

Ismered azt a pillanatot, amikor megkéred az AI-t, hogy segítsen megírni egy emailt, és az első dolgod, hogy beírd: „legyen rövidebb, kerüld a szakkifejezéseket, legyen barátságos a hangneme"? Minden alkalommal elmondod. Aztán a következő beszélgetésben az AI már el is felejti. Az egyéni utasítások pont erre valók — egyszer leírod a szabályt, és az AI meg is jegyzi minden további beszélgetésben abban a Workspace-fiókban.

A Gemini (a Google Workspace-be — vagyis a Gmail, a Docs, a Sheets és a többi szolgáltatás csomagjába — beépített AI-asszisztens) mostanában több appra is kiterjesztette ezt a funkciót. Ami a Google Docsban indult, az ma már működik a Slides, a Sheets és a Gmail oldalsávjában, valamint a Drive-ban és a Chatben külön „Ask Gemini" ablakokban. Mutatjuk, hogyan állítsd be és használd jól.

Mielőtt belevágsz

Google Workspace-fiókra lesz szükséged, amelybe a Gemini is benne van. Ez általában azt jelenti, hogy fizetős Workspace-csomagra van szükséged a Gemini bővítménnyel, vagy olyan személyes Google AI-előfizetésre, amely Workspace-hozzáférést is tartalmaz. Ha a Google ingyenes, lakossági oldalát használod (gmail.com Workspace nélkül), előfordulhat, hogy ez a funkció nem ugyanúgy jelenik meg. Először nyiss meg egy Workspace-appot — például a Docsot —, és keresd meg a kis ✨ Gemini ikont. Ha látod, minden rendben, mehetsz tovább. Ha nem, akkor lehet, hogy a fiókodat még nem érte el a bevezetés, vagy a csomagod nem tartalmazza.

1. lépés — Nyisd meg a Gemini oldalsávját

Válassz egy olyan Workspace-appot, ahol megjelenik a Gemini. A Google Docs és a Gmail a legegyszerűbb kiindulópont.

• Docsban: kattints a felső menüben az Extensions (Bővítmények) menüpontra, majd a Google Workspace-re, végül a Geminire.
• Gmailben: keresd meg a ✨ Gemini ikont a jobb oldali eszköztárban, és kattints rá.
• Drive-ban: kattints egy fájlra, majd keresd meg az Ask Gemini feliratot a fájllista tetején.
• Sheetsben vagy Slidesben: a ✨ ikon általában a jobb oldali sávban található.

Ha minden jól ment, a képernyő jobb szélén megjelenik egy csevegőstílusú panel, alul egy szövegmezővel.

2. lépés — Keresd meg a testreszabási felületet

Az oldalsávban keresd a fogaskerék-ikont ⚙️, a hárompontos menüt ⋮, vagy valamilyen „Settings", „Customize", illetve „Saved info" feliratot. A Google már többször is átnevezte ezt a részt, ezért elképzelhető, hogy a pontos szó más, mint amit vársz.

Kattints rá, és keress bármilyen opciót, amely „custom instructions", „personal preferences" vagy „how Gemini responds" néven szerepel. Ha az oldalsávban nem találsz ilyet, próbáld meg megnyitni a Gemini fő oldalát (gemini.google.com) a Workspace-fiókodba bejelentkezve — ugyanazok az utasítások gyakran ott is megtalálhatók a Settings alatt.

Ha minden jól ment, megjelenik egy szövegmező, valami olyasmivel, mint „Tell Gemini how to respond" vagy „Your personal preferences".

3. lépés — Írd meg az első utasításodat

Itt a legtöbben vagy átugorják ezt a lépést, vagy túlgondolják. Ne próbáld meg azonnal a tökéletes utasítást megírni. Kezdd egyetlen szabállyal, ami egy tényleges problémádat oldja meg. Néhány bevált minta:

• Hangnem — „Mindig közérthető, beszélgetős stílusban válaszolj. Kerüld a céges szakzsargont."
• Hossz — „A válaszok legyenek 150 szó alatt, hacsak nem kérek többet."
• Formátum — „Ha a lista háromnál több elemből áll, használj felsoroláspontokat."
• Személy — „Úgy beszélj velem, mint egy kisvállalkozóval, nem mint egy nagyvállalati alkalmazottal."
• Nyelv — „Alapértelmezetten magyarul válaszolj. A dátumokat év. hónap. nap. formátumban írd."

Írj be egy utasítást, mentsd el, és zárd be a panelt. Egyelőre ennyi.

Ha minden jól ment, holnap, amikor újra megnyitod ugyanazt a panelt, az utasításod még mindig ott lesz — nem nullázódik, nem ürül ki.

4. lépés — Teszteld egy valódi feladaton

Nyiss egy friss beszélgetést (új csevegést, hogy az utasítás ne vesszen el a régi üzenetek alatt), és adj a Gemininek egy olyan feladatot, amire a héten amúgy is szükséged lett volna. Egy rendetlen emailre adandó válasz. Egy hosszú dokumentum összefoglalása. Egy képlet a Sheetshez.

Figyeld a választ. Követte a Gemini a szabályodat? Ha rövid válaszokat kértél, de három bekezdést kaptál, akkor lehet, hogy az utasítás elment, de nem töltődött be — próbálj meg kijelentkezni, majd visszajelentkezni, vagy fogalmazd át rövidebben és érthetőbben az utasítást (a nagyon hosszú utasításokat néha részben figyelmen kívül hagyja).

5. lépés — Adj hozzá újabb szabályokat, ahogy mintákat fedezel fel

Egy hét után elkezded észrevenni, mit ismételgetsz újra meg újra. Mindegyikből jelöltje lehet egy újabb egyéni utasításnak. Néhány valós példa, amelyeket az emberek később szoktak hozzáadni:

• „Email-vázlatoknak mindig legyen a végén egy egyértelmű következő lépés vagy cselekvésre ösztönzés."
• „Sheets-képleteknél a képlet fölé írj egy rövid magyarázatot, hogy mit csinál."
• „Dokumentumok összefoglalásánál kezdj a következtetéssel, utána sorold az érveket."

Ne pakolj be egyszerre húsz utasítást. Adj hozzá kettőt-hármat, élj velük egy ideig, aztán jöhet a többi.

Ha minden jól ment, már nem fogod ezeket a szabályokat a promptokba külön beírni.

6. lépés — Használd appokon át (ez a valódi szuperképesség)

A friss változás a következő: az az egy utasításkészlet mostantól veled tart a Workspace összes Gemini-felületén. A „mindig felsoroláspontok" szabály ugyanúgy érvényesül, amikor a Drive-ban egy fájlt összegeztetsz, a Gmailben választ fogalmazol, vagy a Docsban átfogalmazol egy bekezdést. Nem kell ötször külön beállítanod.

Ha alkalmazásonként más viselkedést szeretnél (például formálisabbat a Gmailben, lazábbat a Chatben), erre jelenleg nincs külön kapcsoló — egyetlen utasításkészletet írsz az egész fiókodra.

Gyakori hibák

• Egész esszét írsz. Ha az utasítás hosszabb egy rövid bekezdésnél, a hatása elkezd csökkenni. Tartsd 300 szó alatt összesen.
• Egymásnak ellentmondó szabályok. A „mindig legyen tömör" és a „mindig legyen részletes" egyszerre nem érvényesülhet. Válassz irányt.
• Megfeledkezel a tesztelésről. Ha elmented az utasításokat, de utána nem nyitsz többé Gemit, úgy fogod érezni, nem működik — pedig csak nem próbáltad ki.
• Feltételezed, hogy másik Google-fiókban is élnek. Az egyéni utasítások ahhoz a Workspace-fiókhoz kötődnek, ahol beállítottad őket. Ha belépsz egy személyes Gmailbe, a Gemini ott nem fogja ismerni a szokásaidat.
• Nem térsz vissza szerkeszteni. Az igényeid változnak. Pár havonta olvasd át újra az utasításaidat.

Mit jelent ez számodra?

• Ha a Workspace-et magán célra használod (mellékprojekt, családi emailek, iskolai feladatok): válassz egy hangnemre vonatkozó szabályt. A „legyen barátságos és közvetlen" már elég, hogy minden válasz kevésbé legyen robotikus.
• Ha kisvállalkozóként vagy szabadúszóként dolgozol: a formátumszabályokra koncentrálj. Ha egyszer megmondod a Gemininek a szereped és a közönséged, nem kell minden promptban újra elmagyaráznod, hogy „én dizájner vagyok, az ügyfél egy startup-alapító".
• Ha csapatot irányítasz: ez tanítási lehetőség is — amint valaki a csapatban jól állítja be az utasításait, osszátok meg a szabályokat. Egy közös „hogyan írjon nekünk az AI" megállapodás jobb, mint ha mindenki külön-külön találja ki a sajátját.
• Ha most ismerkedsz a Geminivel: ezt az útmutatót most inkább ugord át. Csak nyisd meg az oldalsávot, és beszélgess vele. Az egyéni utasításokhoz térj vissza, ha már néhányszor használtad a Gemit, és észrevetted, mit ismételgetsz állandóan.

Összegzés

Az egyéni utasítások egy apró funkció, aránytalanul nagy haszonnal. Az első alkalom, amikor megnyitod a Gemit, és az „tudja", hogy röviden válaszoljon, felsoroláspontokba szedje a listákat, vagy kihagyja a céges semmitmondást — ettől a pillanattól kezdve igazi asszisztens, nem pedig egy eszköz, amelyet folyamatosan tanítanod kell.

Próbálj ki ma egyetlen szabályt. Jövő héten adj hozzá egy másodikat. A többi aztán magától gyűlik.