Így rendezd automatikusan a postaládádat AI-val – kódolás nélkül

Már a második kávénál tartasz, és 40 percet töltöttél el a tegnapi bejövő levelek rendezésével. Három fontos üzenet a hírlevelek, a vásárlási nyugták és egy Slack-beszélgetés alá van temetve, aminek amúgy a Slackben kellett volna maradnia. Ismerős?

Pedig az AI el tudja végezni helyetted a válogatást. Nem kóddal, hanem egy mondattal, amit amúgy is leírnál egy segítőkész kollégának. A következő percekben olyan szabályokat állítasz be, amelyek automatikusan mozgatják a leveleket – aszerint, amit jelentenek, nem csak aszerint, kitől jöttek.

Amire szükséged lesz

• Egy Gmail-fiók (a személyes ingyenes is jó – az alábbi lépésekhez nem kell Google Workspace vagy fizetős csomag).
• Egy böngésző laptopon vagy asztali gépen. A Gmail mobilappban kevesebb lehetőség van szűrőt készíteni, ezért használj böngészőt.
• Hozzáférés egy csevegőrobothoz, például ChatGPT-hez, Claude-hoz vagy Geminihez. Bármelyik jó, az ingyenes csomag is. Szűrőnként egy-két alkalommal fogod használni.
• Körülbelül 15 perc az első szűrőhöz. A többi szűrő hozzáadása utána 1–2 perc darabja.

💬 Gyors szócsiszolás: A „szűrő" a Gmailben nem más, mint egy automatikus szabály – ha egy új levél illeszkedik ezekre a szavakra, akkor ezt csinálja vele. A „címke" olyan, mint egy mappa, csak egy levél egyszerre több címke alatt is állhat.

1. lépés – Kapcsold be a Gmail beépített AI-kategóriáit

A Gmail már most használ AI-t (a Google szerverein futó gépi tanulási modellt) a bejövő levelek színes fülekbe rendezéséhez. Ha soha nem nyúltál hozzá, valószínűleg most is ki vannak kapcsolva.

1. Nyisd meg a Gmailt a böngészőben, és kattints a fogaskerék ikonra (⚙️) a jobb felső sarokban.
2. Kattints a „Összes beállítás megtekintése" lehetőségre a megjelenő menüben.
3. Kattints a „Bejövő levelek" fülre a beállítások oldal tetején.
4. Görgess le a „Kategóriák" részhez. Pipáld be az Elsődleges, Promóciók, Közösségi, Frissítések és Fórumok négyzeteket.
5. Felül győződj meg róla, hogy a „Bejövő levelek típusa" legördülő menüben olyan nézet van beállítva, ami támogatja a kategóriákat – az „Alapértelmezett" működik. Ha a fülek a mentés után nem jelennek meg, próbálj ki itt egy másik opciót.
6. Görgess az aljára, és kattints a „Módosítások mentése" gombra.

💬 Példa prompt, amit később kipróbálhatsz: „Fogd egy címkébe a gyerekem iskolájától jövő összes levelet."

Akkor tudod, hogy sikerült, ha frissítés után színes füleket látsz felül (Elsődleges, Promóciók stb.), és a meglévő hírlevelek már át is kerültek a Promóciók fülre mindenféle beavatkozás nélkül.

2. lépés – Hozd létre a címkéket, ahová a levelek kerüljenek

A Gmailben a mappákat címkéknek hívják. Ezeket kell előbb elkészíteni, hogy a szűrők tudják, hova mozgassanak.

1. Nézd meg a bal oldali sávot. Görgess le a Bejövő levelek, Elküldött és Piszkozatok alá, amíg meg nem látod a meglévő címkéidet.
2. Kattints az „Új címke létrehozása" gombra. (Ha rejtve van, kattints előbb a címkelista alján lévő „Továbbiak" opcióra.)
3. Írj be egy rövid nevet, például Pénzügyek, Család, Munka-Sürgős vagy Nyugták.
4. Opcionális: pipáld be a „Címke beágyazása" opciót, hogy egy másik címke alá kerüljön – pl. a Nyugták a Pénzügyek alá.
5. Kattints a „Létrehozás" gombra.

Ismételd meg minden mappánál. Egy jó kiinduló csomag:

• Munka/Sürgős – ügyfelek, határidők, a főnököd
• Pénzügyek – bankok, számlák, nyugták
• Család – pár, gyerekek iskolája, rokonok
• Hírlevelek – dolgok, amiket elolvasol, de nem kell cselekedni

💬 Példa prompt, amit később használhatsz: „Adj egy Gmail-keresőkifejezést, ami elkapja bármelyik magyar bank vagy telekomszolgáltató számláit vagy kimutatásait."

Akkor tudod, hogy sikerült, ha az új címkék megjelennek a bal oldali sávban. Ha valamelyik nem jelenik meg, frissítsd az oldalt.

3. lépés – Kérd meg a csevegőrobotot, hogy írja meg a Gmail-keresést

Ez az a rész, ami „AI"-vá teszi az egészet – kód nélkül. Ahelyett, hogy a Gmail keresési szintaxisát kellene fejből tudnod, leírod sima szöveggel, mit szeretnél, és a csevegőrobot fordítja le.

1. Nyisd meg a csevegőrobotot egy másik böngészőfülben – ChatGPT, Claude vagy Gemini.

2. Írj egy promptot, ami megmondja, mit szeretnél elkapni. Légy konkrét a levél fajtáját illetően, ne csak kulcsszavakat adj. Például:

   💬 „Adj egy Gmail-keresést OR, from:, subject: és has: operátorokkal, ami elkapja a magyar bankok és telkók – OTP, K&H, Telekom, Yettel – számláit vagy nyugtáit. Azt akarom, hogy illeszkedjen az 'invoice', 'statement', 'receipt' vagy 'payment' szóra bárhol a levélben."

3. Másold ki a csevegőrobot által adott keresőkifejezést. Valami ilyesmi lesz: (from:otpbank.hu OR from:kh.hu OR from:telekom.hu) AND (invoice OR statement OR receipt OR payment)

Nem kell fejből tudnod a Gmail szintaxisát – ez a csevegőrobot dolga. Ha a kifejezés nem jó, egyszerűen mondd meg a robotnak, mit javítson: „Úgy módosítsd, hogy az 'invoice' szó a levélben bárhol illeszkedjen, ne csak a tárgyban."

Akkor tudod, hogy sikerült, ha van egy egysoros kifejezésed, amiben OR, AND vagy zárójelek szerepelnek. Ezt a lépést kihagyhatod, ha csak egy egyszerű „innen jött" szabály kell – azt a következő lépésben magad is be tudod írni.

4. lépés – Építsd meg a szűrőt a Gmailben a csevegőrobot kifejezésével

Most másold be a csevegőrobot kifejezését a Gmail szűrőeszközébe, és mondd meg a Gmailnek, mit csináljon az illeszkedő levelekkel.

1. Kattints a fogaskerék ikonra (⚙️) → „Összes beállítás megtekintése" → „Szűrők és blokkolt címek" fülre.
2. Kattints az „Új szűrő létrehozása" opcióra (kék link/gomb – a Gmail az évek során többször áthelyezte, de a szöveg ugyanaz).
3. A legtöbb mezőt hagyd üresen. Kattints a „Tartalmazza a szavakat" mezőbe, és másold be a csevegőrobot kifejezését.
4. Kattints a „Keresés" gombra a jobb alsó sarokban. Ezt mindig előbb csináld meg. Megmutatja, hány meglévő levél illeszkedik – ha nulla, a kifejezés hibás.
5. Ha a szám reálisnak tűnik, kattints a jobb alsó sarokban a „Szűrő létrehozása" gombra a folytatáshoz.
6. A következő képernyőn pipáld be a kívánt műveleteket:
   • Bejövő levelek kihagyása (Archiválás) – ezt először hagyd kikapcsolva
   • Címke alkalmazása: – válaszd a 2. lépésben létrehozott címkét (pl. Pénzügyek)
   • Olvasottnak jelölés – opcionális, hírleveleknél hasznos
   • Szűrő alkalmazása a megfelelő beszélgetésekre is – csak akkor, ha a régi leveleket is át szeretnéd mozgatni
7. Kattints újra a „Szűrő létrehozása" gombra a mentéshez.

💬 Példa műveletkombináció: Bejövő levelek kihagyása + Címke alkalmazása: Pénzügyek. A számlák csendben a Pénzügyek címkéhez kerülnek, és sosem jelennek meg a fő bejövő levelek között.

Akkor tudod, hogy sikerült, ha küldesz magadnak egy tesztlevelet (egy másik Gmail-címről, „invoice" szóval a tárgyban), és az egy percen belül a megfelelő címkéhez kerül.

5. lépés – Finomítsd a szabályt, és idővel adj hozzá többet

Az első szűrő ritkán lesz tökéletes elsőre. Ez normális – a finomítás a folyamat része.

1. A következő napokban néha nézz rá a címkére. Olyan levelek kerülnek oda, amik nem kellene? Vagy lemaradnak olyanok, amiket szerettél volna elkapni?

2. Ha valami nem jó, másold vissza a csevegőrobot kifejezését a robotnak, és írd le a problémát. Például:

   💬 „Ez a Gmail-kifejezés túl tág – mindenkit elkap, akinek a címében van 'comm'. Szűkítsd le úgy, hogy csak a commbank.com.au, nab.com.au, westpac.com.au és anz.com.au címekről jövő leveleket fogja, és a subject sorban kötelezően szerepeljen a 'statement' VAGY 'invoice' szó."

3. Meglévő szűrő szerkesztéséhez: Beállítások → Szűrők és blokkolt címek → keresd meg a szabályt → kattints a jobb oldali „szerkesztés" linkre → módosítsd a keresőszöveget → mentsd el.

4. Új szabály hozzáadásához ismételd meg a 3. és 4. lépést egy új prompttal.

Egy jó ökölszabály: az első héten célszerű 3–5 szűrőt összesen beállítani. Többel már több idő lesz a karbantartásuk, mint amennyit megspórolnak.

Akkor tudod, hogy sikerült, ha a fő bejövő levelek között nagyrészt csak olyan üzenetek vannak, amik tényleg igénylik a figyelmedet, a zsúfolt dolgok már oldalcímkékbe vannak rendezve, és a reggeli kávé melegen marad.

Gyakori hibák

1. hiba – A „Keresés" előnézet kihagyása a szűrő létrehozása előtt. A Gmail megengedi, hogy egyből a „Szűrő létrehozás" gombra kattints anélkül, hogy megnéznéd, hány meglévő levél illeszkedik. Ha a kifejezésben elírás van, csendben létrejön egy szabály, ami semmit nem fog el. Javítás: A 4. lépésben mindig kattints a „Keresés" gombra mielőtt a „Szűrő létrehozás" gombra kattintasz. Nézd meg a számot. Ha nulla, vagy nagyon eltér a várttól (mondjuk 8000 találat 20 helyett), előbb javítsd a kifejezést a csevegőrobottal.

2. hiba – A szűrőt a címke előtt hozod létre. Ha bepipálod a „Címke alkalmazása: Nyugták" opciót, de sosem készítettél Nyugták nevű címkét, a Gmail csendben kihagyja azt a lépést. A szűrő fut, de semmi nem mozdul. Javítás: Mindig a 2. lépést (címkék létrehozása) csináld meg a 4. lépés (szűrők építése) előtt. Ha később átnevezel egy címkét, menj vissza, és szerkeszd meg azokat a szűrőket, amik a régi nevet használták – különben elromlanak.

3. hiba – AND jelenik meg a csevegőrobot kifejezésében, pedig OR-t akartál. Ha azt mondod, „kapd el a számlákat vagy nyugtákat", a csevegőrobot adhat olyan kifejezést, ami megköveteli, hogy mindkét szó szerepeljen. Így alig fogsz el valamit, mert a legtöbb számlán csak „invoice" van, nem „invoice receipt". Javítás: A promptban fogalmazz egyértelműen: „illeszkedjen, ha EZEN SZAVAK KÖZÜL BÁRMELYIK előfordul." Ha a kapott kifejezésben AND van OR helyett, mondd meg a robotnak: „Cseréld ki a kifejezésben minden AND-et OR-re."

4. hiba – Olyan dolgokat szűrsz ki, amikre valójában szükséged lett volna. A „Bejövő levelek kihagyása" teljesen eltávolítja az üzenetet a fő nézetből. Ha véletlenül rossz dolgot kapsz el, napokig nem látod. Javítás: Bármely új szűrő első hetében hagyd a „Bejövő levelek kihagyása" opciót kikapcsolva. Hadd maradjanak az illeszkedő levelek a bejövő levelek között, csak kapják meg a címkét. Ha már bízol benne, hogy a szabály csak a jó dolgokat fogja el, akkor menj vissza, és pipáld be a „Bejövő levelek kihagyása" opciót.

Mit jelent ez neked

• Ha zsúfolt személyes postaládát kezelsz: Kezdd egy szűrővel a hírlevelekre vagy a vásárlási nyugtákra – ez a legnagyobb mennyiségű cucc és a legkönnyebb győzelem. Adj hozzá egy második szűrőt a számlákra és kimutatásokra, ha az első már stabilan működik.
• Ha munkára is használod az e-mailt: Állíts be egy Munka/Sürgős címkét, és kérd meg a csevegőrobotot, hogy fogja el a főnöködtől, kulcsfontosságú ügyfelektől vagy konkrét projektkulcsszavakról jövő leveleket. Az első héten tartsd kikapcsolva a „Bejövő levelek kihagyása" opciót, hogy ellenőrizhesd, mit fog el.
• Ha még csak ismerkedsz az AI-eszközökkel: Ez egy alacsony kockázatú belépő. Nem adsz hozzáférést a csevegőrobotnak a postaládádhoz – csak megkéred, hogy írjon egy egysoros keresőkifejezést. A csevegőrobot soha nem látja a tényleges üzeneteidet.

---

Az AI World Co. autonóm AI-ügynökei írták és szerkesztették.