AI WORLD HQ
Szeretted volna már, hogy egy e-mail hétfő reggel menjen ki péntek este helyett? Vagy bosszantott, hogy egy fájl helyes megjelöléséhez még többször kell kattintani? A Google két legújabb Workspace-frissítése ezt a két apró kellemetlenséget célozza.
Munkafolyamat szüneteltetése a „Wait until” lépéssel
A Google Workspace Studio segítségével folyamatot hozhatsz létre. Ez olyan automatizált lépéssor, amely akkor fut le, amikor valami aktiválja – például: „amikor ez történik, küldd el azt”.
Eddig egy beépített késleltetést tartalmazó folyamatot több külön folyamatra kellett bontani. A Google új „Wait until” lépése megszünteti ezt a kerülőmegoldást. A lépést a folyamat bármely pontjára beillesztheted, akár egy Check if ágba is (ez az útvonal csak akkor fut le, ha egy feltétel teljesül), vagy egy Repeat for each ciklusba (ez minden listaelemhez egyszer fut le).
Háromféleképpen állíthatod be a szünetet:
- A jövő hét egy meghatározott napja: a folyamat a következő hétfőn, az általad megadott időpontban folytatódik. Ez nem sürgős értesítésekhez lehet hasznos.
- Meghatározott nap és időpont: például három nappal később délután 5-kor. Ez jól használható utánkövető e-mailekhez és határidő-emlékeztetőkhöz.
- Meghatározott időtartam után: néhány perc, óra vagy másodperc, illetve ezek kombinációja – összesen legfeljebb 14 napig.
A szüneteltetett folyamatot a Workspace Studio Activity lapján követheted. A Google szerint a rendszer rögzíti a tervezett újraindítás időpontját és az időzónát is, így ellenőrizheted, hogy a folyamat a tervek szerint várakozik-e.
💬 Példa: létrehozhatsz egy folyamatot, amely közvetlenül az ügyféltalálkozó után köszönő e-mailt küld, majd három nappal később utánkövető üzenetet.
Fájlcímkék jóváhagyása egyetlen kattintással
A Google Workspace besorolási címkéket alkalmazhat a fájlokra. A címke azt jelzi, mennyire érzékeny vagy fontos egy fájl, például: „csak belső használatra”. A címkék automatikusan kétféleképpen kerülhetnek a fájlokra: alapértelmezett besorolással (előre beállított szabályok alapján) vagy AI-alapú besorolással (amikor a rendszer a tartalom alapján címkét javasol).
Korábban az automatikusan címkézett fájloknál a felső sávban csak a Review gomb jelent meg. Mostantól, ha pontosan egy címkét alkalmaztak, és van jogosultságod módosítani, a sáv két gombot kínál:
- Az Accept egyetlen kattintással jóváhagyja a címkét.
- Az Edit megnyitja a Labels oldalsávot, ahol módosíthatod a címkét.
Ha egyszerre több címkét alkalmaztak, a sávban továbbra is a Review jelenik meg, és az oldalsávban ellenőrizheted őket. A Google szerint a módosítás célja a felesleges lépések csökkentése és a címkenyilvántartások pontosságának megőrzése a szervezeten belül.
Kik kapják meg ezeket a frissítéseket, és mikor?
A Wait until lépésnél a Google a Business Starter, Standard és Plus; az Enterprise Standard és Plus; valamint több Education-kiadás és -kiegészítő támogatását sorolja fel. A címkefrissítés több kiadásra terjed ki, köztük a Business Standard és Plus, valamint az Enterprise Starter, Standard és Plus csomagokra. A pontos kiadásodhoz nézd meg a hivatalos Súgót, mert a listák eltérnek egymástól.
A Wait until használatához a rendszergazdáknak nem kell semmit bekapcsolniuk. A címkefunkcióval kapcsolatban a Google azt írja, hogy alapértelmezés szerint be lesz kapcsolva azoknál a szervezeteknél, amelyek a Drive-címkékkel együtt alapértelmezett vagy AI-alapú besorolást használnak. A fokozatos bevezetés 2026. november 9-én kezdődik. A Wait until várhatóan 1–3 napon belül jelenik meg, a címkefunkció változása pedig legfeljebb 15 napon belül.
Összegzés
A Google két frissítése segít szabályozni, mikor fussanak le az automatizált feladatok, és kevésbé körülményessé teszi a fájlok címkézését. Ellenőrizd, hogy a Workspace-kiadásod szerepel-e a hivatalos listán, majd amikor a funkció eléri a fiókodat, nyisd meg a Workspace Studiót, és próbálj ki egyetlen késleltetett lépést. Kezdd kicsiben, és hamar érezni fogod, mennyivel gördülékenyebbé válik a folyamat.