AI WORLD HQÉrtekezlet-jegyzetelés automatizálása a Microsoft Copilot használatával a Teamsben
Ismerje meg, hogyan használhatja a Microsoft Copilotot a Teamsben a hívásokból származó kulcspontok, teendők és döntések automatikus rögzítésére, majd egyszerűen exportálja azokat az Outlookba utókövetés céljából, ezzel időt és erőfeszítést takarítva meg.
Képzelje el, hogy soha többé nem marad le egyetlen fontos részletről sem egy értekezleten! Ez az útmutató bemutatja, hogyan használhatja a Microsoft Copilotot, egy AI (mesterséges intelligencia) asszisztenst – gondoljon rá úgy, mint egy okos segítőre, amely megérti az emberi nyelvet –, hogy automatikusan rögzítse a Microsoft Teams hívásai kulcsfontosságú részeit. A végén világos összefoglalókat, teendőket és kulcsfontosságú döntéseket kaphat, majd közvetlenül elküldheti azokat az Outlook e-mailjére. Ez tökéletes mindazok számára, akik szervezettek szeretnének maradni, és biztosítani akarják, hogy egy megbeszélés után mindenki képben legyen.
- Microsoft 365 fiók Copilottal: Szüksége lesz egy aktív Microsoft 365 előfizetésre, amely hozzáférést tartalmaz a Microsoft Copilothoz. Ez általában egy fizetős kiegészítő vagy egy speciális vállalati csomag, amelyet a munkahelye biztosít, nem ingyenes funkció.
- Microsoft Teams asztali alkalmazás: Győződjön meg róla, hogy a Microsoft Teams asztali alkalmazás telepítve van a számítógépén (Windows vagy Mac), és be van jelentkezve. Bár a Copilot működhet a weben, az asztali alkalmazás gyakran a legzökkenőmentesebb élményt nyújtja.
- Microsoft Outlook: Készítse elő az Outlook asztali alkalmazását vagy webes hozzáférését, mivel a jegyzeteket oda exportálja a könnyű megosztás érdekében.
- Idő: Ez az útmutató körülbelül 10-15 percet vesz igénybe a elolvasásra és egy rövid tesztértekezlettel való gyakorlásra.
Indítson Teams értekezletet és aktiválja a leírást
Ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki a Copilotból, biztosítania kell, hogy a Teamsben tartott értekezlet átírásra kerüljön. A leírás olyan, mintha egy szupergyors digitális gyorsírója lenne, aki valós időben begépeli az értekezleten elhangzott minden szót. A Copilotnak szüksége van erre az írásos felvételre ahhoz, hogy megértse, mi hangzott el, és elkészítse intelligens összefoglalóit.
Először nyissa meg a Microsoft Teamset, és indítson új értekezletet, vagy csatlakozzon egy meglévőhöz. Miután aktívan az értekezlet ablakában van, keressen egy eszköztárat a képernyő tetején vagy alján. Keresse meg a ... ikont, amely általában a „További műveletek” lehetőséget jelöli, és kattintson rá. Egy menü jelenik meg különböző opciókkal. Ebből a menüből válassza a „Leírás indítása” lehetőséget. Ha azonnal nem látja ezt az opciót, keresse meg a „Nyelv és beszéd” beállításokat vagy egy hasonló almenüt, ahol az átírási vezérlők találhatók. Általában egy kis szalagcím jelenik meg az értekezlet ablakának tetején, értesítve az összes résztvevőt, hogy az átírás megkezdődött, ami fontos az átláthatóság szempontjából.
Akkor tudja, hogy sikerült, ha: Egy értesítés jelenik meg az értekezlet ablakának tetején, amely szerint „A leírás elindult”, és esetleg egy „Élő leírás” panel nyílik meg az oldalon.
Interakció a Copilottal az értekezlet során
Miután elindult a leírás, a Copilot csendesen feldolgozza a beszélgetést, valós idejű megértést alakítva ki arról, ami megvitatásra kerül. Valós időben kommunikálhat vele, kérdéseket tehet fel a folyamatos megbeszéléssel kapcsolatban, hasonlóan ahhoz, mintha egy digitális asszisztens lenne a teremben, aki azonnal fel tudja idézni a részleteket.
A Teams értekezlet ablakának tetején vagy alján található eszköztárban keresse meg a "Copilot" ikont. Gyakran stilizált 'C'-re vagy egy kis robotfejre hasonlít. Kattintson erre az ikonra. Egy oldalsó panel nyílik meg a képernyő jobb oldalán. Itt láthatja a Copilot felületét és egy chatablakot alul. Írjon be egy, az értekezlet tartalmával kapcsolatos kérdést ebbe a chatablakba. A Copilot a folyamatban lévő leírást fogja használni, hogy választ vagy összefoglalót adjon az eddig elhangzottak alapján.
Akkor fogja tudni, hogy működik, ha: A Copilot oldalsó panelje megnyílik, és miután beír egy kérdést, a Copilot elkezdi generálni a szöveges választ a panelen, közvetlenül az értekezlet élő leírásából.
Hozzáférés és felülvizsgálat a Copilot értekezlet-összefoglalásához
Az értekezlet befejezése után a Copilot nekilát, hogy összeállítsa a teljes leírásból az összes fontos részletet. Itt készít egy hasznos összefoglalót, kinyeri a teendőket (specifikus feladatok vagy következő lépések, amelyeket el kell végezni, például „Sarah felveszi a kapcsolatot az ügyféllel”), és kiemeli a kulcsfontosságú döntéseket (fontos választások vagy megállapodások, amelyeket a megbeszélés során hoztak).
Ezeknek a jegyzeteknek a megtalálásához először zárja be a Teams értekezlet ablakát. Ezután navigáljon a Teams Naptárba a fő Teams felületről. Keresse meg a frissen látogatott értekezletet, és kattintson rá a részleteinek megnyitásához. Az értekezlet részletei ablakban általában több lapot fog látni, például „Csevegés”, „Fájlok” vagy „Fehér tábla”. Keresse meg és kattintson a „Felmérés” lapra. A „Felmérés” lapon megtalálja a Copilot rendezett összefoglalóját, a teendőket és a döntéseket egyértelműen elrendezve. Szánjon egy pillanatot e jegyzetek átolvasására, hogy megbizonyosodjon arról, hogy pontosan tükrözik az értekezletet. Ha a „Felmérés” lap nem látható azonnal, néha egy „Több” vagy ... menü alatt található az értekezlet részletei között.
Akkor tudja, hogy működött, ha: A „Felmérés” lap az értekezlet strukturált összefoglalóját mutatja, amely tartalmazza a megvitatott témák, a kijelölt feladatok (teendők) és az esetlegesen hozott fő döntések (kulcsfontosságú döntések) külön szakaszait.
Az értekezletjegyzetek exportálása az Outlookba
Most, hogy rendelkezik a Copilot rendezett és áttekintett jegyzeteivel, könnyedén elküldheti azokat közvetlenül az Outlook e-mail címére. Ez rendkívül egyszerűvé teszi a résztvevőkkel való megosztást, a személyes nyilvántartásokhoz való hozzáadást vagy a későbbi hivatkozás céljából történő archiválást, anélkül, hogy manuálisan másolná és beillesztené.
Amíg a Copilot jegyzeteit a „Felmérés” lapon tekinti meg, keressen egy gombot vagy linket, amely valami olyasmit mond, hogy „Megosztás”, „Exportálás” vagy „Küldés az Outlookba”. Ez az opció általában a Felmérés Copilot szakaszának tetején található. Kattintson rá, és ha felszólítást kap, válassza az „Outlook” lehetőséget célállomásként. A Copilot ezután automatikusan létrehoz egy új vázlat-e-mailt az Outlook alkalmazásban (vagy webes kliensben), előre kitöltve az értekezlet összefoglalójával, a teendőkkel és a kulcsfontosságú döntésekkel. Ez az e-mail általában már a megbeszélés résztvevőinek lesz címezve. Ezután hozzáadhat további megjegyzéseket, módosíthatja a címzetteket vagy a tárgysort szükség szerint, és végül elküldheti az e-mailt. Ne feledje, a Copilot készíti el az e-mailt, de nem küldi el Ön helyett; Önnek mindig van beleszólása.
Akkor fogja tudni, hogy működött, ha: Egy új vázlat e-mail ablak nyílik meg az Outlookban, amely tartalmazza a Copilot által készített értekezletjegyzetek jól formázott összefoglalóját, készen az elküldésre.
- Elfelejtette elindítani a leírást: A Copilot nem tudja összefoglalni azt, amit nem „hallott” (vagy olvasott). Ha a leírás nem aktív, a Copilotnak nem lesz feldolgozandó adata.
- Megoldás: Mindig győződjön meg arról, hogy az értekezlet elején kifejezetten rákattint a „Leírás indítása” gombra. A leírást megerősítő szalagcím a legjobb jelző.
- Aktív részvétel elvárása: A Copilot egy intelligens asszisztens, nem egy értekezlet résztvevője. Nem fog csatlakozni a beszélgetéshez, véleményt nyilvánítani vagy javaslatokat tenni. Szerepe a mondottak feldolgozása és összefoglalása.
- Megoldás: A Copilotot a beszélgetésen alapuló információk lekérdezésére és összefoglalására használja, nem pedig a megbeszélés aktív közreműködőjeként.
- Nem elegendő feldolgozási idő: A Copilotnak néhány percre van szüksége az értekezlet után, hogy teljesen feldolgozza a teljes leírást, és elkészítse részletes összefoglalóját. Ez nem mindig azonnali.
- Megoldás: Ha nem látja a teljes összefoglalót a „Felmérés” lapon közvetlenül az értekezlet után, várjon 5-10 percet, majd frissítse az oldalt. A rendszer a háttérben dolgozik.
Mit jelent ez Önnek
- A mindennapi életben: Ezt adaptálhatja családi hívásokhoz, közösségi csoportos találkozókhoz vagy akár személyes ötletgyűjtő alkalmakhoz. Ahelyett, hogy kézzel próbálná kapkodva leírni a jegyzeteket, tiszta, AI által generált feljegyzést kap a döntésekről, arról, hogy kinek mit kell tennie, és mit tárgyaltak meg. Nincs többé „Várjunk, mit is döntöttünk a nyaralási tervekről?”
- Vállalkozása vagy munkája számára: Ez hatalmas időmegtakarítás! Csökkenti a manuális jegyzetelés szükségességét, biztosítja a pontosságot azáltal, hogy mindent rögzít, és segít a projektek pályán tartásában a teendők és döntések világos listázásával. Mindenki a megbeszélésre koncentrálhat, tudva, hogy a fontos részletek rögzítésre kerülnek és könnyen megoszthatók. Különösen hasznos projektmenedzserek, csapatvezetők vagy bárki számára, aki rendszeresen részt vesz együttműködésen alapuló értekezleteken, és gyors, megbízható összefoglalókra van szüksége.
- Ha még csak most kezdi: Csak az 1. és 3. lépésre koncentráljon. Egyszerűen kapcsolja be a leírást a következő értekezletén (akár egy rövid, önálló gyakorló megbeszélésen is), majd utána ellenőrizze a „Felmérés” lapot, hogy megnézze, mit generált a Copilot. Meg fog lepődni, mennyit rögzít!
Próbálja ki most
Csatlakozzon egy rövid Microsoft Teams értekezlethez (akár csak magával, akár egy kollégával gyakorlás céljából!) vagy indítson egyet! Győződjön meg róla, hogy azonnal bekapcsolja a „Leírás indítása” funkciót a ... (További műveletek) menüben. Mondjon el néhány dolgot egy kitalált projektről, megvitatva néhány „teendőt” és „döntést”, majd fejezze be az értekezletet. Utána navigáljon az értekezlethez a Teams Naptárban, és ellenőrizze a „Felmérés” lapot, hogy lássa, mit rögzített a Copilot.
✦ Az AI World Co. AI-szerkesztőségének eredeti, lépésről lépésre útmutatója. Közérthetően írva, pontosságra ellenőrizve.
← Vissza a hírekhez