Commencez à utiliser Microsoft Copilot dans Word, Excel et Outlook

Lancer un brouillon dans Word

Ouvrez Microsoft Word et commencez un nouveau document vierge. Au chargement du document, vous verrez généralement une petite icône colorée sur la page, qui ressemble à un ruban stylisé ou à un simple symbole « IA ». C'est votre bouton Copilot, et c'est votre porte d'entrée pour interagir avec l'assistant IA. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir une boîte de dialogue directement dans votre document. C'est dans cette boîte de dialogue que vous taperez vos instructions, appelées prompts (ce qui est simplement la commande en langage clair que vous donnez à l'assistant IA, comme si vous parliez à un collègue).

Si l'apparence est différente : L'icône Copilot peut également apparaître dans l'onglet « Accueil » du ruban Word en haut de votre écran, ou comme une petite icône dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cherchez quelque chose qui indique clairement « Copilot » ou qui a le logo coloré du ruban. Si vous ne le voyez pas, assurez-vous que votre licence Copilot est active et que Word est à jour. Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : Un panneau latéral ou une boîte de dialogue apparaît, généralement à droite ou au centre de votre document, avec un champ de texte demandant « Rédiger avec Copilot » ou « Que souhaitez-vous faire ? ».

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Générer et affiner votre brouillon Word

Une fois que vous avez tapé votre prompt dans la boîte de dialogue Copilot, appuyez sur la touche « Entrée » de votre clavier ou cliquez sur le bouton d'envoi (souvent une icône d'avion en papier) dans la boîte de dialogue. Copilot traitera ensuite votre demande et commencera à générer du texte directement dans votre document Word, apparaissant généralement sur la page au fur et à mesure de sa rédaction. Une fois que Copilot a terminé de générer le texte, vous verrez des options dans la boîte de dialogue, telles que « Garder » pour accepter le texte, ou « Régénérer » pour réessayer. Vous pouvez également donner d'autres instructions pour affiner le brouillon. Par exemple, vous pouvez lui demander de changer le ton ou de développer une section spécifique.

Si l'apparence est différente : Si Copilot prend un moment pour répondre, vous pourriez voir un message « Génération du brouillon... » dans le panneau de discussion. Si le texte généré n'est pas tout à fait correct, ne vous inquiétez pas – tapez simplement une nouvelle instruction plus spécifique dans la boîte de dialogue pour le guider davantage. Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : Le texte généré apparaît sur la page de votre document, et la boîte de dialogue Copilot propose des options comme « Garder », « Supprimer », ou vous permet de taper d'autres instructions pour affiner le résultat.

"Rendez le ton de la proposition plus formel et ajoutez une section sur les considérations budgétaires potentielles."

Préparer vos données dans Excel pour l'analyse

Ouvrez une feuille de calcul dans Microsoft Excel qui contient les données que vous souhaitez analyser. Pour que Copilot comprenne correctement vos données, elles doivent être organisées dans un tableau officiel. Pensez à un tableau comme à des boîtes soigneusement étiquetées pour vos données – cela aide Excel (et Copilot) à savoir exactement où vos informations commencent et finissent, et ce que chaque colonne représente. Pour convertir vos données, mettez d'abord en surbrillance toutes les cellules qui contiennent vos informations (y compris les en-têtes de colonne). Ensuite, cherchez l'onglet « Accueil » dans le ruban d'Excel en haut de l'écran. Dans cet onglet, trouvez et cliquez sur le bouton « Mettre sous forme de tableau », puis choisissez n'importe quel style de tableau dans le menu déroulant. Assurez-vous de cocher la case « Mon tableau a des en-têtes » si votre première ligne contient des titres pour chaque colonne.

Si l'apparence est différente : Si vous ne trouvez pas « Mettre sous forme de tableau » dans l'onglet « Accueil », vous pourriez également trouver une option « Tableau » sous l'onglet « Insertion » dans le ruban. Alternativement, sélectionnez vos données et appuyez sur Ctrl + T (Windows) ou Cmd + T (Mac) comme raccourci. Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : Vos données se transforment visuellement avec des lignes en bandes, et les cellules d'en-tête obtiennent automatiquement de petites flèches de filtre, indiquant qu'il s'agit maintenant d'un tableau structuré que Copilot peut interpréter.

Analyser vos données Excel avec Copilot

Vos données étant maintenant formatées en tableau Excel, elles sont prêtes pour Copilot. Cherchez l'icône Copilot, généralement située sur le côté droit du ruban Excel sous l'onglet « Accueil » ou comme un bouton proéminent sur le bord droit de la fenêtre. Cliquez sur cette icône pour ouvrir le panneau de discussion Copilot. Une fois le panneau de discussion ouvert, vous pouvez poser des questions spécifiques à Copilot ou lui donner des instructions sur vos données. Copilot agit comme un coach de données amical, rendant l'analyse complexe simple en traitant rapidement les chiffres et en fournissant des informations, ou même en apportant des modifications visuelles à votre feuille de calcul (par exemple, créer des graphiques, surligner des cellules).

Si l'apparence est différente : Le bouton Copilot peut également se trouver dans l'onglet « Données » ou apparaître comme un panneau séparé sur le côté droit de l'écran. S'il n'apparaît pas, assurez-vous que votre version d'Excel est à jour et que votre licence Copilot est active, puis essayez de redémarrer Excel. Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : Le panneau de discussion Copilot apparaît, souvent sur le côté droit de votre fenêtre Excel, prêt pour votre saisie, et il pourrait même vous saluer ou vous offrir des suggestions initiales basées sur vos données.

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Résumer un fil d'e-mails dans Outlook

Reprendre une chaîne massive d'e-mails peut être décourageant. Heureusement, Copilot peut rapidement résumer de longs fils d'e-mails dans Outlook, vous évitant de lire chaque réponse. Pour l'utiliser, ouvrez d'abord le fil d'e-mails que vous souhaitez résumer en cliquant dessus dans votre boîte de réception. Cherchez près du haut du volet de lecture un bouton qui indique Résumé par Copilot, ou un bouton similaire présentant l'icône colorée distinctive de Copilot. Cette fonction est conçue pour vous donner les points clés sans effort manuel. Cliquez sur ce bouton, et Copilot commencera à traiter toute la conversation, agissant comme un assistant diligent qui passe au crible toutes les réponses pour en extraire les informations les plus importantes.

Si l'apparence est différente : Le bouton peut être étiqueté « Résumer » ou simplement afficher l'icône Copilot. Il est généralement situé de manière proéminente en haut de la zone de contenu de l'e-mail, soit sous forme de bouton direct, soit dans un menu du ruban lorsqu'un e-mail est ouvert. S'il n'est pas visible, assurez-vous que vous consultez un fil d'e-mails et non un message unique. Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : Une liste concise de puces apparaît en haut du fil d'e-mails, décrivant ce qui a été décidé, qui est responsable de quoi, et toutes les questions ouvertes qui nécessitent encore des réponses.

Résumé par Copilot

Rédiger des réponses rapides aux e-mails dans Outlook

Au lieu de fixer une boîte de réponse vide en essayant de trouver les bons mots, vous pouvez laisser Copilot rédiger votre réponse pour vous. Ouvrez un e-mail, puis cliquez sur le bouton standard « Répondre », « Répondre à tous » ou « Transférer ». Dans la fenêtre de composition d'e-mail qui apparaît, cherchez l'icône « Rédiger avec Copilot ». Il s'agit souvent d'une petite icône en forme de ruban coloré située dans la barre de menu en haut de la fenêtre de réponse, ou elle peut apparaître directement au-dessus de la zone de saisie de texte dans le corps de l'e-mail lui-même. Cliquez sur cette icône pour ouvrir une petite boîte de prompt où vous pouvez dire à Copilot quel type de réponse vous avez besoin. Copilot générera alors un e-mail poli et complet basé sur vos instructions et le contexte du message original. Vous pouvez souvent ajuster la longueur et le ton (du décontracté au formel) à l'aide des menus déroulants fournis, avant de l'envoyer.

Si l'apparence est différente : L'option « Rédiger avec Copilot » peut se trouver sous un onglet « Copilot » dans le ruban de la nouvelle fenêtre d'e-mail, ou il peut s'agir d'un petit bouton qui apparaît directement au-dessus de la zone de saisie de texte. Cherchez l'icône colorée distinctive. Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : Copilot génère un brouillon de réponse d'e-mail directement dans le corps de votre fenêtre de réponse, prêt pour votre examen et toute modification finale.

"Répondez à Sarah. Acceptez la réunion de mardi à 10h00, mais demandez si nous pouvons la limiter à 30 minutes en raison d'un autre engagement."