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Comment créer des conversations de groupe avec des partenaires externes dans Google Chat
Accroche : Avez-vous déjà essayé de planifier une mise à jour de projet avec un designer indépendant, un client et un collègue en même temps, pour finalement jongler entre les e-mails et les conversations séparées ? Une seule conversation partagée qui réunit tout le monde peut vous faire gagner des heures chaque semaine.
Pour commencer
- Ouvrez Google Chat – l'outil de messagerie instantanée intégré à Google Workspace (imaginez-le comme le côté « chat » de Gmail).
- Démarrez une nouvelle conversation – cliquez sur le bouton « + » à côté de Chat dans le menu de gauche et choisissez Démarrer une conversation de groupe.
- Ajoutez des participants – saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inclure. Si l'adresse appartient à un domaine qui ne fait pas partie de votre organisation, Google les considérera comme un collaborateur externe (une personne extérieure à votre Google Workspace).
- Envoyez le premier message – une fois que tous les noms apparaissent, cliquez sur Envoyer. Le fil de conversation est créé instantanément ; aucun paramètre supplémentaire ni approbation d'administrateur ne sont nécessaires.
Conseil : Si vous voyez un avertissement indiquant que l'utilisateur est externe, confirmez simplement que vous souhaitez l'inviter. Google Chat permet désormais jusqu'à 25 participants dans un seul groupe, mélangeant librement le personnel interne et les partenaires externes.
Liste de contrôle rapide de l'interface utilisateur
| Étape | Ce que vous cliquez | Ce que vous tapez |
|---|---|---|
| 1 | Chat → + Nouveau chat | – |
| 2 | Démarrer une conversation de groupe | – |
| 3 | Ajouter des adresses e-mail | ex. : [email protected] |
| 4 | Envoyer | Votre phrase d'introduction |
Quelques utilisations pratiques
- Lancements de projet : Réunissez votre équipe interne, un client et tout prestataire dans un seul fil de discussion. Partagez des fichiers, fixez des échéances et maintenez tout le monde informé sans courir après les e-mails.
- Groupes d'étude : Si vous collaborez sur un document de recherche avec des camarades d'une autre université, créez un seul chat où vous pourrez discuter des ébauches, échanger des PDF et planifier des appels vidéo.
- Organisation d'événements : Organisez un atelier communautaire en invitant ensemble le personnel du lieu, les orateurs et les bénévoles. Des sondages rapides (ex. : « Quelle date vous convient ? ») peuvent être réalisés directement dans le chat.
Ce que cela signifie pour vous
- Dans la vie de tous les jours : Vous pouvez désormais coordonner des événements familiaux, des projets de loisirs ou des activités bénévoles avec des amis qui utilisent un domaine de messagerie différent, le tout depuis une seule conversation organisée.
- Pour votre travail ou votre entreprise : Réduisez les allers-retours d'e-mails, gardez les contrats et les éléments de conception ensemble, et accélérez la prise de décision avec les clients, les fournisseurs ou les freelances.
- Si vous débutez : Ouvrez Google Chat, suivez les quatre étapes ci-dessus et envoyez un message test à un collègue ou à un contact externe de confiance. Vous découvrirez instantanément la nouvelle expérience de chat de groupe.
En résumé
Les conversations de groupe qui incluent des collaborateurs externes transforment les messages dispersés en un seul fil de discussion, consultable. En suivant le processus simple en quatre étapes, vous pouvez intégrer n'importe qui – interne ou externe à votre organisation – dans le même chat, rationalisant ainsi les projets, les études ou les plans personnels. Essayez-le dès aujourd'hui : ouvrez Google Chat, démarrez un nouveau groupe, ajoutez l'e-mail non professionnel d'un ami et constatez à quel point votre coordination devient plus fluide.