Comment analyser des fichiers et des tableurs avec ChatGPT

Ouvrir une nouvelle conversation

Cliquez sur le bouton + Nouveau Chat – généralement un signe plus en haut à gauche de la page d'accueil de ChatGPT. Vous verrez une fenêtre de conversation vide avec une ligne discrète indiquant « Commencez à taper… » en bas. La plateforme prépare un nouveau contexte afin que l'IA se concentre uniquement sur le fichier que vous fournirez plus tard. Si vous ne voyez pas de signe plus, cherchez un bouton indiquant « Nouveau chat » ou une icône similaire dans le coin supérieur.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque le panneau de discussion se videra et qu'un curseur clignotant apparaîtra, prêt à ce que vous tapiez.

Télécharger votre fichier

Localisez l'icône en forme de trombone ou un bouton intitulé « Télécharger un fichier » sous la zone de texte. Cliquer dessus ouvre le sélecteur de fichiers de votre ordinateur ; naviguez jusqu'au PDF ou au tableur que vous avez enregistré et sélectionnez-le. Après confirmation, une petite miniature (pour les PDF) ou un nom de fichier (pour les tableurs) apparaît dans la zone de chat. C'est l'équivalent, pour l'IA, de remettre un rapport papier à un collègue. Si vous ne voyez pas de trombone, cherchez un bouton indiquant « Joindre » ou un élément de menu appelé « Télécharger ».

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque le nom du fichier ou l'aperçu apparaîtra juste en dessous du champ de message.

Demander un résumé en langage clair

Tapez une demande concise, par exemple :

Veuillez me donner un court résumé des points principaux de ce fichier.

Lorsque vous appuyez sur Entrée, ChatGPT scanne le document téléchargé et commence à taper un paragraphe qui met en évidence les titres, les chiffres clés et toutes les conclusions qu'il trouve – un peu comme un coéquipier vous donne l'essentiel d'une réunion. La réponse peut prendre quelques secondes, surtout pour les PDF plus volumineux. Si la réponse semble générique, essayez d'ajouter « en langage clair » à votre invite.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque l'IA renverra un court paragraphe qui mentionne les sections ou les chiffres principaux du document.

Interroger des données spécifiques

Posez maintenant une question ciblée, par exemple :

Quel était le revenu total indiqué pour le T3 ?

ou, pour un tableur :

Quelle catégorie de produits a enregistré les ventes les plus élevées dans la région Est ?

Après avoir envoyé l'invite, le modèle parcourt le fichier, trouve la ligne ou la cellule pertinente et répond avec la valeur exacte et un bref contexte. Si la réponse semble sans rapport, assurez-vous d'avoir référencé le bon fichier – vous pouvez le télécharger à nouveau ou spécifier « dans le tableur ». Si l'IA dit qu'elle ne peut pas trouver les données, essayez de formuler la demande différemment, par exemple « montrez-moi la cellule qui contient le revenu du T3 ».

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque la réponse inclura un nombre (par exemple, « 2,8 millions de dollars ») et mentionnera la ligne ou la colonne où il a été trouvé.

Demander un graphique simple

Enfin, demandez à l'IA de visualiser les données. Une invite typique ressemble à :

Créez un graphique à barres des ventes trimestrielles du tableur.

L'assistant générera une image d'un graphique à barres et l'intégrera directement dans le chat. Vous pouvez faire un clic droit sur l'image et choisir « Enregistrer l'image sous… » pour la télécharger pour un rapport ou une présentation. Les graphiques simples sont pris en charge sur les offres gratuites et payantes, mais le plan gratuit peut limiter le nombre d'images que vous pouvez générer chaque jour. Si aucun graphique n'apparaît, vérifiez que le fichier contient des données numériques de ventes et essayez une demande plus explicite comme « dessinez un graphique linéaire de la colonne des ventes ».

Vous saurez que cela a fonctionné lorsqu'une image de graphique apparaîtra sous votre message, avec des axes étiquetés.