AI WORLD HQAutomatiser la prise de notes de réunion avec Microsoft Copilot dans Teams
Apprenez à utiliser Microsoft Copilot dans Teams pour capturer automatiquement les points clés, les éléments d'action et les décisions de vos appels, puis à les exporter facilement vers Outlook pour un suivi, ce qui vous fera gagner du temps et des efforts.
Imaginez ne plus jamais manquer un détail important lors d'une réunion ! Ce guide vous montrera comment utiliser Microsoft Copilot, un assistant d'IA (Intelligence Artificielle) — pensez-y comme une aide intelligente qui comprend le langage humain — pour capturer automatiquement les parties cruciales de vos appels Microsoft Teams. À la fin, vous pourrez obtenir des résumés clairs, des éléments d'action et des décisions clés, puis les envoyer directement à votre messagerie Outlook. C'est parfait pour quiconque souhaite rester organisé et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde après une discussion.
- Compte Microsoft 365 avec Copilot : Vous aurez besoin d'un abonnement Microsoft 365 actif incluant l'accès à Microsoft Copilot. Il s'agit généralement d'un module complémentaire payant ou d'un plan d'entreprise spécifique fourni par votre lieu de travail, et non d'une fonctionnalité gratuite.
- Application de bureau Microsoft Teams : Assurez-vous d'avoir l'application de bureau Microsoft Teams installée sur votre ordinateur (Windows ou Mac) et d'être connecté. Bien que Copilot puisse fonctionner sur le web, l'application de bureau offre souvent l'expérience la plus fluide.
- Microsoft Outlook : Préparez votre application de bureau Outlook ou votre accès web, car vous y exporterez les notes pour un partage facile.
- Temps : Ce guide prendra environ 10 à 15 minutes à lire et à pratiquer avec une courte réunion test.
Démarrer une réunion Teams et activer la transcription
Pour tirer le meilleur parti de Copilot, vous devez vous assurer que votre réunion dans Teams est transcrite. La transcription, c'est comme avoir un sténographe numérique ultra-rapide qui tape chaque mot prononcé lors de la réunion en temps réel. Copilot a besoin de cet enregistrement écrit pour comprendre ce qui a été dit et créer ses résumés intelligents.
Tout d'abord, ouvrez Microsoft Teams et démarrez une nouvelle réunion ou rejoignez une réunion existante. Une fois que vous êtes activement dans la fenêtre de la réunion, recherchez une barre d'outils en haut ou en bas de votre écran. Trouvez l'icône ..., qui signifie généralement "Plus d'actions", et cliquez dessus. Un menu apparaîtra avec diverses options. Dans ce menu, sélectionnez "Démarrer la transcription". Si vous ne voyez pas cette option immédiatement, recherchez les paramètres "Langue et parole" ou un sous-menu similaire où les contrôles de transcription pourraient être situés. Une petite bannière apparaînera généralement en haut de la fenêtre de la réunion, informant tous les participants que la transcription a commencé, ce qui est important pour la transparence.
Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : Une notification apparaît en haut de la fenêtre de la réunion indiquant "La transcription a démarré" et vous pourriez voir un panneau "Transcription en direct" s'ouvrir sur le côté.
Interagir avec Copilot pendant la réunion
Une fois la transcription lancée, Copilot traite silencieusement la conversation, créant une compréhension en temps réel de ce qui est discuté. Vous pouvez interagir avec lui en temps réel pour poser des questions sur la discussion en cours, un peu comme avoir un assistant numérique dans la pièce avec vous qui peut instantanément se souvenir des détails.
Dans la même barre d'outils en haut ou en bas de la fenêtre de votre réunion Teams, recherchez l'icône "Copilot". Elle ressemble souvent à un 'C' stylisé ou à une petite tête de robot. Cliquez sur cette icône. Un panneau latéral s'ouvrira sur le côté droit de votre écran. C'est là que vous verrez l'interface de Copilot et une boîte de discussion en bas. Tapez une question liée au contenu de la réunion dans cette boîte de discussion. Copilot utilisera la transcription en cours pour fournir une réponse ou un résumé basé sur ce qui a été dit jusqu'à présent.
Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : Le panneau latéral de Copilot s'ouvre et, après avoir tapé une question, Copilot commence à générer une réponse textuelle dans le panneau, en se basant directement sur la transcription en direct de la réunion.
Accéder et consulter le récapitulatif de réunion de Copilot
Une fois votre réunion terminée, Copilot se met au travail pour compiler tous les éléments importants de la transcription complète. C'est là qu'il crée un résumé utile, extrait les éléments d'action (tâches spécifiques ou prochaines étapes à effectuer, comme « Sarah doit assurer le suivi avec le client ») et met en évidence les décisions clés (choix ou accords importants pris pendant la discussion).
Pour trouver ces notes, fermez d'abord la fenêtre de votre réunion Teams. Ensuite, naviguez jusqu'à votre calendrier Teams depuis l'interface principale de Teams. Trouvez la réunion spécifique à laquelle vous venez d'assister et cliquez dessus pour ouvrir ses détails. Dans la fenêtre des détails de la réunion, vous verrez généralement plusieurs onglets, tels que "Conversation", "Fichiers" ou "Tableau blanc". Recherchez et cliquez sur l'onglet "Récapitulatif". Dans l'onglet "Récapitulatif", vous trouverez le résumé organisé de Copilot, les éléments d'action et les décisions clairement présentés. Prenez un moment pour parcourir ces notes afin de vous assurer qu'elles reflètent fidèlement la réunion. Si l'onglet "Récapitulatif" n'est pas immédiatement visible, il se peut qu'il se trouve parfois sous un menu "Plus" ou ... dans les détails de la réunion.
Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : L'onglet "Récapitulatif" affiche un résumé structuré de la réunion, comprenant des sections distinctes pour les sujets discutés, les tâches assignées (éléments d'action) et les choix majeurs effectués (décisions clés).
Exporter les notes de réunion vers Outlook
Maintenant que vous avez les notes organisées et révisées de Copilot, vous pouvez facilement les envoyer directement à votre messagerie Outlook. Cela rend le partage avec les participants super simple, ainsi que l'ajout à vos dossiers personnels ou le classement pour référence future, sans copier-coller manuellement.
Pendant que vous consultez les notes de Copilot dans l'onglet "Récapitulatif", recherchez un bouton ou un lien qui dit quelque chose comme "Partager", "Exporter" ou "Envoyer à Outlook". Cette option est généralement située près du haut de la section Copilot dans le Récapitulatif. Cliquez dessus et, si vous y êtes invité, choisissez "Outlook" comme destination. Copilot créera alors automatiquement un nouveau brouillon d'e-mail dans votre application Outlook (ou client web), pré-rempli avec le résumé de la réunion, les éléments d'action et les décisions clés. Cet e-mail sera généralement déjà adressé aux participants de la réunion. Vous pouvez ensuite ajouter des commentaires supplémentaires, ajuster les destinataires ou la ligne d'objet si nécessaire, et enfin envoyer l'e-mail. N'oubliez pas que Copilot rédige l'e-mail, mais il ne l'enverra pas pour vous ; vous avez toujours le dernier mot.
Vous saurez que cela a fonctionné lorsque : Une nouvelle fenêtre de brouillon d'e-mail s'ouvre dans votre Outlook, contenant un résumé bien formaté de vos notes de réunion de Copilot, prêt à être envoyé.
- Oublier de démarrer la transcription : Copilot ne peut pas résumer ce qu'il n'a pas "entendu" (ou lu). Si la transcription n'est pas active, Copilot n'aura aucune donnée à traiter.
- Solution : Assurez-vous toujours de cliquer explicitement sur "Démarrer la transcription" au début de votre réunion. Une bannière confirmant que la transcription est active est votre meilleur indicateur.
- S'attendre à une participation active : Copilot est un assistant intelligent, pas un participant à la réunion. Il ne rejoindra pas la conversation, n'offrira pas d'opinions et ne fera pas de suggestions. Son rôle est de traiter et de résumer ce qui est dit.
- Solution : Utilisez Copilot pour la récupération d'informations et la synthèse basée sur la conversation, et non comme un contributeur actif à la discussion.
- Ne pas laisser suffisamment de temps de traitement : Copilot a besoin de quelques minutes après la réunion pour traiter entièrement la transcription et générer son récapitulatif détaillé. Ce n'est pas toujours instantané.
- Solution : Si vous ne voyez pas le récapitulatif complet dans l'onglet "Récapitulatif" immédiatement après la réunion, attendez 5 à 10 minutes et actualisez la page.
✦ Guide original pas à pas de l'équipe éditoriale IA d'AI World Co. Rédigé en langage clair, vérifié pour l'exactitude.
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