Automatiser les brouillons d'e-mails avec l'IA pour une gestion plus rapide de votre boîte de réception

Inscrivez-vous et trouvez votre clé API IA

Votre première étape consiste à obtenir une clé API de l'outil IA que vous avez choisi. Une clé API est une chaîne de caractères unique qui agit comme un jeton secret, permettant aux services externes (comme notre outil d'automatisation) de communiquer avec l'IA en toute sécurité sans que vous ayez à vous connecter manuellement à chaque fois.

Ouvrez votre navigateur web et rendez-vous sur la plateforme développeur de l'IA que vous avez choisie (par exemple, platform.openai.com pour OpenAI, console.anthropic.com pour Claude). Après vous être connecté ou inscrit, vous verrez généralement un tableau de bord. Cherchez un élément de menu comme "API Keys", "Settings" ou "Developer" dans la barre latérale gauche ou sous votre photo de profil. Lorsque vous cliquez dessus, vous devriez voir une option "Create new secret key" ou "Generate API key". Cliquez sur ce bouton. Une nouvelle longue chaîne de lettres et de chiffres apparaîtra sur votre écran. Copiez immédiatement cette clé et collez-la dans un endroit sécurisé, comme un gestionnaire de mots de passe ou un document texte temporaire. Vous ne pourrez généralement plus la voir après avoir fermé la fenêtre, alors ne la perdez pas !

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque vous aurez une longue chaîne de caractères unique (votre clé API) copiée et stockée en toute sécurité, confirmant que votre plateforme IA est prête pour la connexion.

Créez un nouveau filtre d'e-mails

Ensuite, vous configurerez un filtre dans votre compte de messagerie. Un filtre est comme un trieur d'e-mails personnel qui surveille automatiquement les messages entrants correspondant à des critères spécifiques (comme des mots dans l'objet ou l'adresse de l'expéditeur) et effectue ensuite une action. Pour ce guide, nous créerons un filtre qui identifie les e-mails nécessitant une réponse brouillon générée par l'IA.

Ouvrez votre compte de messagerie dans un navigateur web et accédez à vos paramètres d'e-mail. Cherchez les options intitulées "Filters", "Rules" ou "Manage rules". Pour les utilisateurs de Gmail, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage (⚙️) dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez "See all settings", et enfin, cliquez sur "Filters and Blocked Addresses". Ici, vous verrez un bouton comme "Create a new filter". Cliquez dessus, et un formulaire apparaîtra avec des champs tels que "From", "To" et "Subject". Dans le champ "Subject", tapez un mot ou une phrase distincte qui signalera à votre système que cet e-mail nécessite une réponse brouillon rédigée par l'IA, par exemple "AI Draft Request" (sans les guillemets). Laissez tous les autres champs vides pour l'instant. Ensuite, cliquez sur "Create filter" ou "Continue". Un avertissement pourrait apparaître concernant l'absence d'actions sélectionnées ; ce n'est pas grave pour l'instant, confirmez simplement.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque vous verrez votre filtre nouvellement créé apparaître parmi vos règles de messagerie, indiquant qu'il est prêt à surveiller les e-mails correspondants.

Créez votre modèle d'invite pour l'IA

Il est maintenant temps de rédiger les instructions que vous donnerez à votre IA, appelées invite. C'est comme dire à un assistant humain comment rédiger exactement une réponse pour vous. Un modèle d'invite comprend des espaces réservés spéciaux, qui sont comme des boîtes vides où l'IA insérera des informations spécifiques de l'e-mail auquel elle doit répondre.

Ouvrez un simple éditeur de texte (comme le Bloc-notes, Google Docs ou Apple Notes) où vous pouvez facilement copier et coller du texte. Pensez au type de réponses que vous souhaitez : amicales, formelles, concises ou détaillées. Une bonne invite est claire et indique à l'IA son rôle et ce qu'elle doit faire. Par exemple, vous lui demanderez d'accuser réception de l'expéditeur et de suggérer quelques étapes. L'espace réservé crucial que vous utiliserez est {{email_body}} – cela indique à l'IA exactement où insérer le contenu réel de l'e-mail auquel elle répond.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque vous aurez une instruction complète et claire, incluant {{email_body}}, enregistrée dans votre éditeur de texte, et que vous serez sûr qu'elle produira le type de réponse que vous recherchez.

Vous êtes un assistant de service client professionnel. Rédigez un brouillon de réponse d'e-mail poli et concis en anglais australien. Accusez réception du message de l'expéditeur et expliquez que nous avons bien reçu sa demande. Indiquez clairement que quelqu'un répondra dans les 2 jours ouvrables. Gardez la réponse en dessous de 60 mots.

Contenu de l'e-mail à répondre : {{email_body}} ```

Configurez le déclencheur Zapier

Cette étape relie votre e-mail et l'IA en utilisant un service d'automatisation comme Zapier. Un "Zap" dans Zapier est un flux de travail automatisé qui commence par un Déclencheur (un événement qui lance le processus) et effectue ensuite une ou plusieurs Actions. Ici, notre déclencheur sera un nouvel e-mail correspondant au filtre que vous avez configuré à l'étape 2.

Connectez-vous à votre compte Zapier et cliquez sur le bouton "Create Zap". Vous verrez un écran pour choisir votre Déclencheur. Recherchez et sélectionnez votre fournisseur de messagerie (par exemple, "Gmail"). Pour le champ "Event", choisissez "New Email Matching Search". Il vous sera ensuite demandé de connecter votre compte de messagerie si ce n'est pas déjà fait. Dans le champ "Search String", entrez la phrase exacte que vous avez utilisée dans votre filtre d'e-mail à l'étape 2 (par exemple, subject:"AI Draft Request"). Suivez les instructions pour tester ce déclencheur. Zapier essaiera de trouver un e-mail récent qui correspond à vos critères pour s'assurer que cela fonctionne.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque Zapier testera avec succès votre déclencheur, indiquant qu'il peut trouver de nouveaux e-mails qui correspondent à vos critères de filtre.

2. Pour "Event", choisissez "New Email Matching Search".
3. Pour "Search String", tapez subject:"AI Draft Request" (y compris les guillemets).
4. Cliquez sur "Continue" et suivez les étapes pour connecter votre Gmail et tester le déclencheur.

Ajoutez l'action IA dans Zapier

Maintenant que Zapier peut détecter de nouveaux e-mails, vous devez lui dire d'envoyer le contenu de cet e-mail à votre IA pour générer une réponse. C'est la première étape Action de votre Zap.

Après avoir configuré votre déclencheur avec succès, cliquez sur le bouton "Add a step" (souvent un signe plus ou un bouton "Action"). Recherchez et sélectionnez l'outil IA que vous avez choisi (par exemple, "OpenAI" ou "Claude"). Pour le champ "Event", vous choisirez généralement une action comme "Send Prompt" ou "Generate Content". Il vous sera demandé de connecter votre compte IA ; c'est là que vous collerez votre clé API de l'étape 1. Dans le champ "Prompt", collez l'intégralité de votre modèle d'invite de l'étape 3. De manière cruciale, remplacez l'espace réservé {{email_body}} en cliquant dans le champ d'invite et en sélectionnant l'option "Body" ou "Plain Body" de l'étape de déclenchement de votre e-mail précédente. Cela indique à l'IA d'utiliser le contenu réel de l'e-mail. Il pourrait également vous être demandé de sélectionner un modèle (par exemple, "gpt-3.5-turbo"). Testez cette action pour voir si l'IA génère une réponse échantillon.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque le test de cette action affichera une réponse textuelle générée par l'IA, contenant un brouillon de réponse basé sur un e-mail échantillon.

2. Pour "Event", choisissez "Send Prompt".
3. Connectez votre compte OpenAI en collant votre clé API de l'étape 1.
4. Dans le champ "Prompt", collez votre modèle complet. Cliquez dans le champ d'invite où se trouvait {{email_body}}, et dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez "Body Plain" (ou similaire) de l'étape de déclenchement Gmail.
5. Testez l'action.

Créez le brouillon d'e-mail dans Zapier

La dernière étape de votre Zap consiste à prendre la réponse générée par l'IA et à l'enregistrer comme nouveau brouillon d'e-mail dans votre boîte de réception. C'est la deuxième étape Action.

Après avoir testé avec succès votre action IA, cliquez à nouveau sur "Add a step". Recherchez et sélectionnez votre fournisseur de messagerie (par exemple, "Gmail"). Pour le champ "Event", choisissez "Create Draft". Vous connecterez à nouveau votre compte de messagerie si nécessaire. Dans les champs qui apparaissent, vous mapperez la réponse de l'IA au corps de votre nouveau brouillon. Pour "To", vous pouvez sélectionner le "From Email" de votre déclencheur initial. Pour "Subject", vous pouvez écrire "RE: " puis sélectionner le "Subject" de votre déclencheur. Pour le champ "Body", sélectionnez la sortie de votre étape d'action IA (par exemple, "Choice 1 Text" ou "Content"). Vous pouvez également choisir d'inclure l'e-mail original si vous le souhaitez. Enfin, activez votre Zap en le mettant "On".

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque Zapier testera avec succès cette action en créant un nouveau brouillon dans votre compte de messagerie, contenant la réponse de l'IA.

2. Pour "Event", choisissez "Create Draft".
3. Connectez votre compte Gmail.
4. Pour "To", sélectionnez "From Email" de votre étape de déclenchement Gmail initiale.
5. Pour "Subject", tapez RE: puis sélectionnez "Subject" de l'étape de déclenchement Gmail initiale.
6. Pour "Body", sélectionnez "Choice 1 Text" de votre étape d'action OpenAI.
7. Testez l'action, puis activez votre Zap en le mettant "On".

Testez et affinez votre automatisation

Le plus dur est fait – place maintenant à la partie amusante : les tests ! Vous voulez vous assurer que votre assistant IA rédige exactement ce que vous attendez.

Ouvrez votre client de messagerie et envoyez-vous un tout nouvel e-mail qui correspond parfaitement aux critères de filtre que vous avez définis à l'étape 2 (par exemple, en utilisant "AI Draft Request" dans la ligne d'objet). Allez dans votre dossier "Drafts" de votre compte de messagerie. Après une minute ou deux, vous devriez y voir un brouillon de réponse nouvellement généré. Lisez-le attentivement. Le ton est-il juste ? Est-il trop long ou trop court ? Est-ce que cela a du sens ? Si le brouillon n'est pas tout à fait correct, retournez dans Zapier, modifiez votre étape d'action IA et ajustez la formulation de votre modèle d'invite. Modifiez des éléments comme "short, professional" en "brief, friendly and informal", ou ajustez le nombre de mots. Ensuite, envoyez-vous un autre e-mail de test et vérifiez le nouveau brouillon. Vous pouvez répéter ce processus autant de fois que nécessaire pour obtenir la réponse parfaite. N'oubliez jamais de relire chaque brouillon avant d'appuyer sur envoyer – l'IA est là pour vous aider, pas pour remplacer votre jugement.

Vous saurez que cela a fonctionné lorsque vous recevrez régulièrement des brouillons générés par l'IA dans votre dossier de brouillons que vous vous sentiriez à l'aise d'envoyer, peut-être avec seulement une ou deux modifications mineures, correspondant à votre ton et à votre contenu souhaités.