AI WORLD HQE-Mails und Antworten schnell und höflich mit KI verfassen
Erfahren Sie, wie Sie eine KI in wenigen Minuten freundliche E-Mails und Antworten entwerfen lassen können, wobei Sie Ihre eigene Ausdrucksweise beibehalten und wichtige Details vor dem Absenden überprüfen.
Am Ende dieser Anleitung werden Sie in der Lage sein, eine perfekt formulierte E-Mail oder Antwort in weniger als zwei Minuten zu erstellen, indem Sie KI nutzen, um Zeit zu sparen und trotzdem nach sich selbst zu klingen. Dies ist perfekt für jeden, der E-Mails bei der Arbeit, in der Schule oder für private Angelegenheiten schreibt und seine Korrespondenz beschleunigen möchte.
- Ein mit dem Internet verbundenes Gerät (z. B. ein Computer, Tablet oder Smartphone).
- Ein kostenloser KI-Chat-Dienst, der über einen Webbrowser zugänglich ist. Beispiele hierfür sind die Webversionen von ChatGPT, Gemini oder Claude. Diese Dienste verwenden ein LLM (Large Language Model), ein sehr intelligentes Computerprogramm, das menschenähnlichen Text verstehen und generieren kann.
- Eine grundlegende Vorstellung davon, was Sie sagen möchten, nur die wichtigsten Punkte oder Gefühle, die Sie einbeziehen müssen.
- Geschätzte Gesamtzeit: Planen Sie etwa 5-7 Minuten für Ihren ersten geführten Versuch ein, danach weniger als 2 Minuten für nachfolgende E-Mails.
Einen neuen KI-Chat öffnen
Starten Sie Ihren bevorzugten Webbrowser (wie Chrome, Safari oder Edge) und navigieren Sie zur Website Ihres gewählten kostenlosen KI-Chat-Dienstes. Suchen Sie dort nach einer prominenten Schaltfläche oder einem Link, der eine neue Unterhaltung startet. Dieser könnte mit „Neuer Chat“, „Chat starten“ oder „Neue Unterhaltung“ beschriftet sein. Wenn Sie darauf klicken, bereiten Sie die KI auf Ihre erste Anfrage vor.
Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn Sie ein klares, leeres Textfeld sehen, meist am unteren Bildschirmrand, oft mit einer dezenten Aufforderung wie „Nachricht...“ oder „Geben Sie hier Ihre Nachricht ein“, bereit für Ihre Eingabe. Falls es anders aussieht, öffnen einige Dienste möglicherweise automatisch einen neuen Chat bei Ihrem ersten Besuch, oder Sie müssen ein kleines Plus-Symbol (+) oder ein Sprechblasen-Symbol in einer Ecke finden, um neu zu beginnen.
Sagen Sie der KI, was Sie benötigen
Geben Sie in das leere Textfeld eine klare, kurze Anweisung ein, die der KI den Zweck Ihrer E-Mail, den Empfänger und alle wichtigen Details mitteilt, die Sie einschließen möchten. Diese Anweisung wird als Prompt bezeichnet, was einfach die Anweisungen sind, die Sie der KI geben, ähnlich wie wenn Sie einem hilfsbereiten Assistenten sagen, was er tun soll. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Informationen für die E-Mail einbeziehen.
Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn Sie auf die Schaltfläche „Senden“ (oft ein Papierflieger-Symbol oder Ähnliches) neben Ihrer eingegebenen Nachricht klicken und die KI sofort beginnt, ihre Antwort direkt in das Chatfenster zu tippen, meist Zeichen für Zeichen. Falls es anders aussieht, wartet die KI manchmal darauf, dass Sie die Eingabetaste drücken, oder falls ein Mikrofon-Symbol vorhanden ist, können Sie Ihren Prompt möglicherweise sprechen, anstatt ihn einzutippen.
Den Entwurf überprüfen und den Ton anpassen
Sobald die KI ihren ersten Entwurf erstellt hat, lesen Sie ihn sorgfältig durch. Achten Sie genau auf den Ton der E-Mail, d. h. wie höflich, förmlich oder locker sie klingt, ähnlich wie Sie Ihre Stimme anpassen, wenn Sie mit verschiedenen Personen sprechen. Stellen Sie sicher, dass dieser Ton zu Ihrer üblichen Kommunikationsweise passt. Wenn er nicht ganz richtig ist, geben Sie einfach einen weiteren Prompt ein, in dem Sie die KI bitten, den Ton des Textes anzupassen, damit er besser zu Ihrem Stil oder dem Empfänger passt.
Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn die KI eine neue, aktualisierte Version der E-Mail generiert, die besser zu Ihrem gewünschten Ton und Ihrer gewünschten Förmlichkeit passt. Falls es anders aussieht, bieten einige KI-Tools möglicherweise von vornherein mehrere Entwurfsoptionen an oder stellen „Daumen hoch/runter“-Schaltflächen zur Verfügung, um
✦ Original-Schritt-für-Schritt-Anleitung vom KI-Redaktionsteam von AI World Co. Verständlich geschrieben, auf Richtigkeit geprüft.
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