Besprechungen mit KI in klare Notizen und Aufgaben verwandeln

Sammeln und bereinigen Sie Ihren Besprechungstext

Ihr erster Schritt ist, Ihre Rohdaten der Besprechung vorzubereiten. Öffnen Sie das Dokument, die E-Mail oder die Videokonferenzanwendung (wie Zoom oder Teams), in der Ihre Besprechungsnotizen oder das Transkript gespeichert sind. Wählen Sie den gesamten Text der Besprechung aus und kopieren Sie ihn. Während Sie den Text durchsehen, nehmen Sie sich einen kurzen Moment Zeit, um hochsensible oder private Informationen – wie Bankkontonummern oder spezifische Kundenpasswörter – zu löschen, bevor Sie ihn kopieren.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn Sie den Besprechungstext kopiert und ihn kurz auf Sensibilitäten überprüft haben.

Öffnen Sie Ihren KI-Assistenten

Als Nächstes öffnen Sie Ihren bevorzugten Webbrowser (wie Chrome, Safari oder Firefox) und geben die Website-Adresse Ihres ausgewählten KI-Tools ein (z. B. chat.openai.com für ChatGPT, gemini.google.com für Gemini oder claude.ai für Claude). Melden Sie sich bei Bedarf an. Stellen Sie sich diese Tools als freundliche, hochkompetente Büroassistenten vor, die bereit sind, auf Ihr Kommando zu lesen und zu schreiben.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn Sie den Haupt-Chat-Bildschirm des KI-Assistenten sehen, normalerweise mit einem großen Texteingabefeld am unteren Rand, in das Sie tippen können. Wenn Sie einen Begrüßungsbildschirm sehen, klicken Sie einfach auf "Weiter" oder "Zustimmen", bis Sie die Haupt-Chat-Oberfläche erreichen.

Verfassen Sie Ihren Prompt (Anweisung)

Um das beste Ergebnis von Ihrem KI-Assistenten zu erhalten, müssen Sie einen klaren Prompt schreiben. Ein Prompt ist einfach die spezifische Anweisung oder Frage, die Sie in ein KI-Tool eingeben, um ihm zu sagen, was es tun soll. Im Chatfeld am unteren Bildschirmrand geben oder fügen Sie Ihre Anweisungen ein. Für eine gute Besprechungszusammenfassung sagen Sie der KI genau, wen sie vertritt, wonach sie suchen soll und wie sie die Ausgabe formatieren soll.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn der Text Ihrer Anweisungen deutlich im Eingabefeld sichtbar ist, bereit für Sie, Ihre Besprechungsnotizen hinzuzufügen.

1. Zusammenfassung: Eine dreisätzige Übersicht über die wichtigsten besprochenen Themen.
2. Wichtige Entscheidungen: Eine Aufzählungsliste aller endgültigen Entscheidungen, die während des Anrufs getroffen wurden.
3. Aufgaben (Action Items): Eine Liste von Aufgaben, die klar zeigt, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und die Frist (falls erwähnt). Halten Sie den Ton professionell, klar und direkt, passend für eine interne Team-E-Mail."

Fügen Sie Ihren Besprechungstext ein

Nun, direkt unter dem Prompt, den Sie gerade in das Chatfeld eingegeben oder eingefügt haben, fügen Sie Ihre unordentlichen Notizen oder das vollständige Besprechungstranskript ein. Klicken Sie einfach in den Eingabebereich und verwenden Sie den Einfügen-Befehl Ihres Geräts (Strg+V unter Windows, Command+V auf Mac oder langes Tippen auf Mobilgeräten). Wenn der Text sehr lang ist, machen Sie sich keine Sorgen. Die meisten modernen KI-Systeme verfügen über ein großes Kontextfenster (was einfach das Kurzzeitgedächtnis der KI ist – die maximale Textmenge, die sie auf einmal lesen und speichern kann).

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn Ihr Besprechungstext direkt unter Ihrem Prompt im Chat-Eingabefeld erscheint. Wenn der Text zu lang für das Feld aussieht, machen Sie sich keine Sorgen; er scrollt normalerweise nach unten, und die KI kann ihn trotzdem vollständig lesen.

Senden Sie Ihre Anfrage an die KI

Sobald Ihr Prompt und der Besprechungstext beide im Chatfeld sind, ist es Zeit, sie zur Verarbeitung an die KI zu senden. Suchen Sie nach der Senden-Schaltfläche, die normalerweise wie ein kleines Papierflugzeug oder ein Pfeil geformt ist und sich neben oder unter dem Texteingabefeld befindet. Klicken oder tippen Sie auf diese Schaltfläche. Die KI beginnt dann, Ihre Anfrage zu verarbeiten, alle von Ihnen bereitgestellten Informationen zu lesen und sie wie angewiesen zu organisieren.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn das Eingabefeld gelöscht wird und der KI-Assistent beginnt, seine Antwort, oft Zeile für Zeile, über Ihrer Nachricht einzugeben. Wenn es anders aussieht, könnte die Schaltfläche einfach "Senden" oder ein einfaches 'Enter'-Tastensymbol sein; klicken Sie einfach auf die offensichtlichste Aktionsschaltfläche.

Überprüfen und verfeinern Sie die Ergebnisse

Nach wenigen Augenblicken präsentiert die KI ihre organisierte Ausgabe: eine Zusammenfassung, wichtige Entscheidungen und Aufgaben. Lesen Sie diesen ersten Entwurf sorgfältig durch. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass KI zwar mächtig ist, aber manchmal halluzinieren kann (ein Begriff dafür, wenn die KI selbstbewusst Fakten, Namen oder Daten erfindet, die nie tatsächlich erwähnt wurden). Lesen Sie die Ausgabe immer einmal durch, um die Genauigkeit zu überprüfen, bevor Sie sie teilen. Wenn der erste Entwurf nicht perfekt ist, können Sie leicht Änderungen anfordern. Sie müssen nicht von vorne beginnen; geben Sie einfach eine neue Anfrage in das Chatfeld ein und sprechen Sie mit der KI wie mit einem menschlichen Kollegen. Die KI kann die Notizen entwerfen, aber sie kann die Fakten nicht überprüfen oder die endgültige E-Mail für Sie senden.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn Sie eine strukturierte Reihe von Besprechungsnotizen haben, die Ihre Diskussion genau widerspiegeln, und Sie mit der Klarheit und dem Format zufrieden sind.

• "Formulieren Sie die Zusammenfassung so um, dass sie etwas lässiger klingt, bereit für unseren Team-Slack-Kanal, und machen Sie sie zwei Sätze statt drei."
• "Bitte fügen Sie am Ende einen Abschnitt 'Nächste Schritte' hinzu, der besagt, dass wir diese Punkte nächste Woche überprüfen werden."