Wie man Dateien und Tabellen mit ChatGPT analysiert

Einen neuen Chat öffnen

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer Chat – normalerweise ein Pluszeichen oben links auf der ChatGPT-Homepage. Sie sehen ein leeres Konversationsfenster mit einer schwachen Zeile, die unten „Geben Sie hier Ihre Nachricht ein…“ anzeigt. Die Plattform bereitet einen neuen Kontext vor, sodass die KI sich nur auf die Datei konzentriert, die Sie später bereitstellen. Wenn Sie kein Pluszeichen sehen, suchen Sie nach einer Schaltfläche mit der Aufschrift „Neuer Chat“ oder einem ähnlichen Symbol in der oberen Ecke.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn der Chat-Bereich leer ist und ein blinkender Cursor erscheint, der zur Eingabe bereit ist.

Ihre Datei hochladen

Suchen Sie das Büroklammer-Symbol oder eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Datei hochladen“ unterhalb des Textfeldes. Ein Klick darauf öffnet den Dateiauswahldialog Ihres Computers; navigieren Sie zu der von Ihnen gespeicherten PDF- oder Tabellenkalkulationsdatei und wählen Sie sie aus. Nach der Bestätigung erscheint ein kleines Vorschaubild (für PDFs) oder ein Dateiname (für Tabellenkalkulationen) im Chatbereich. Dies ist das Äquivalent dazu, dass die KI einen Papierbericht an einen Kollegen weiterreicht. Wenn Sie keine Büroklammer sehen, suchen Sie nach einer Schaltfläche mit der Aufschrift „Anhängen“ oder einem Menüpunkt namens „Hochladen“.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn der Dateiname oder die Vorschau direkt unter dem Nachrichtenfeld angezeigt wird.

Eine verständliche Zusammenfassung anfordern

Geben Sie eine prägnante Anfrage ein, wie zum Beispiel:

Bitte gib mir eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte in dieser Datei.

Wenn Sie die Eingabetaste drücken, scannt ChatGPT das hochgeladene Dokument und beginnt, einen Absatz zu schreiben, der Überschriften, Schlüsselzahlen und alle gefundenen Schlussfolgerungen hervorhebt – ähnlich wie ein Teamkollege Ihnen die Quintessenz eines Meetings wiedergibt. Die Antwort kann einige Sekunden dauern, insbesondere bei größeren PDFs. Wenn die Antwort generisch erscheint, versuchen Sie, „in einfacher Sprache“ zu Ihrem Prompt hinzuzufügen.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn die KI einen kurzen Absatz zurückgibt, der die Hauptabschnitte oder Zahlen des Dokuments erwähnt.

Spezifische Daten abfragen

Stellen Sie nun eine gezielte Frage, zum Beispiel:

Wie hoch war der ausgewiesene Gesamtumsatz für das 3. Quartal?

oder, für eine Tabellenkalkulation:

Welche Produktkategorie hatte die höchsten Umsätze in der Region Ost?

Nachdem Sie den Prompt gesendet haben, durchsucht das Modell die Datei, findet die relevante Zeile oder Zelle und antwortet mit dem genauen Wert und einem kurzen Kontext. Wenn die Antwort irrelevant erscheint, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Datei referenziert haben – Sie können sie erneut hochladen oder „in der Tabelle“ angeben. Wenn die KI sagt, dass sie die Daten nicht finden kann, versuchen Sie, die Anfrage anders zu formulieren, z. B. „zeige mir die Zelle, die den Umsatz des 3. Quartals enthält“.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn die Antwort eine Zahl (z. B. „2,8 Millionen US-Dollar“) enthält und die Zeile oder Spalte erwähnt, in der sie gefunden wurde.

Ein einfaches Diagramm anfordern

Bitten Sie die KI schließlich, die Daten zu visualisieren. Ein typischer Prompt sieht so aus:

Erstelle ein Balkendiagramm der Quartalsumsätze aus der Tabelle.

Der Assistent generiert ein Bild eines Balkendiagramms und bettet es direkt in den Chat ein. Sie können mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und „Bild speichern unter…“ wählen, um es für einen Bericht oder eine Präsentation herunterzuladen. Einfache Diagramme werden sowohl in kostenlosen als auch in kostenpflichtigen Tarifen unterstützt, aber der kostenlose Plan kann die Anzahl der Bilder, die Sie pro Tag generieren können, begrenzen. Wenn kein Diagramm erscheint, überprüfen Sie, ob die Datei numerische Verkaufsdaten enthält, und versuchen Sie eine explizitere Anfrage wie „zeichne ein Liniendiagramm der Umsatzspalte“.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn ein Bild eines Diagramms unter Ihrer Nachricht angezeigt wird, komplett mit beschrifteten Achsen.