Standard-E-Mail-Antworten in Outlook mit Meta AI automatisieren

Outlook öffnen und das Meta AI-Symbol finden

AKTION: Starten Sie Outlook (Desktop oder gehen Sie zu outlook.com) und suchen Sie nach der Meta AI-Schaltfläche. WAS SIE SEHEN: In der oberen rechten Ecke sehen Sie normalerweise einen kleinen blauen Kreis mit einem weißen „M“. Er kann neben dem Suchfeld sitzen oder im Verfassen-Bereich erscheinen. Wenn Sie ihn nicht sehen, suchen Sie im Menüband (der Symbolleiste, die sich oben befindet) nach einer Schaltfläche mit der Aufschrift „Meta AI“, „Meta AI fragen“ oder einem ähnlichen Symbol. WAS ALS NÄCHSTES PASSIERT: Durch Klicken auf das Symbol öffnet sich ein kleines Panel, in das Sie Anweisungen für die KI eingeben können. WENN ES ANDERS AUSSIEHT: Auf einigen Tablets erscheint das Symbol als Drei-Punkte-Menü; tippen Sie darauf und wählen Sie „Meta AI“ aus der Liste.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn ein schmales Textfeld mit der Bezeichnung „Meta AI fragen“ eingeblendet wird.

Die E-Mail öffnen, die Sie beantworten möchten

AKTION: Öffnen Sie eine eingehende Nachricht oder beginnen Sie eine neue Antwort, indem Sie auf die Schaltfläche „Antworten“ klicken. WAS SIE SEHEN: Die E-Mail öffnet sich in einem Verfassen-Fenster. Unten in diesem Fenster finden Sie das „Meta AI fragen“-Textfeld, das wir in Schritt 1 geöffnet haben. WAS ALS NÄCHSTES PASSIERT: Der Cursor bewegt sich automatisch in das Feld und ist bereit, dass Sie eine Eingabeaufforderung eingeben. WENN ES ANDERS AUSSIEHT: Wenn das Feld nicht sichtbar ist, suchen Sie in der Symbolleiste nach einem kleinen „KI“-Symbol und klicken Sie darauf, um den Eingabebereich anzuzeigen.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn der blinkende Cursor im Feld „Meta AI fragen“ ist.

Meta AI mitteilen, welche Art von Antwort Sie benötigen

AKTION: Geben Sie eine kurze Anweisung (einen „Prompt“) ein, in der Sie die KI bitten, Ihre Antwort zu entwerfen. WAS SIE SEHEN: Im Prompt-Feld werden die von Ihnen eingegebenen Wörter angezeigt. Für Erstanwender funktioniert ein Prompt wie „Entwerfen Sie eine höfliche Antwort, in der Sie dem Absender danken und um weitere Details bitten“ gut. WAS ALS NÄCHSTES PASSIERT: Meta AI liest die ursprüngliche E-Mail, auf die Sie antworten, und generiert innerhalb weniger Sekunden einen Entwurf direkt über dem Prompt-Feld. Der Entwurf erscheint in einfachem grauen Text. WENN ES ANDERS AUSSIEHT: Wenn Sie nur einen Lade-Spinner und keinen Entwurf sehen, versuchen Sie, den Prompt erneut einzugeben, oder stellen Sie sicher, dass die ursprüngliche E-Mail noch geöffnet ist.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn ein vollständiger Absatz mit vorgeschlagenem Text direkt über dem Prompt-Feld erscheint.

Den Entwurf überprüfen, bearbeiten und perfektionieren

AKTION: Klicken Sie in die vorgeschlagene Antwort und bearbeiten Sie jeden Teil, den Sie ändern möchten. WAS SIE SEHEN: Der Entwurf wird zu einem bearbeitbaren Textfeld; Sie können Wörter löschen, hinzufügen oder ersetzen, genau wie bei einer normalen E-Mail. WAS ALS NÄCHSTES PASSIERT: Während Sie bearbeiten, schreibt die KI nichts automatisch neu – Sie haben die volle Kontrolle über die endgültige Formulierung. WENN ES ANDERS AUSSIEHT: Wenn der Entwurf gesperrt ist (ausgegraut und nicht anklickbar), klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, die möglicherweise neben dem Entwurf erscheint. Ältere Versionen erfordern manchmal, dass Sie den Text auswählen und mit der Eingabe beginnen, um ihn zu entsperren.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn Sie frei im Entwurfsbereich tippen und Ihre Änderungen sofort sehen.

Die E-Mail mit einem Klick senden

AKTION: Sobald Sie zufrieden sind, drücken Sie die normale Schaltfläche „Senden“ unten im Verfassen-Fenster. WAS SIE SEHEN: Die Schaltfläche ist normalerweise blau und mit „Senden“ beschriftet. Durch Klicken darauf veranlasst Outlook, die Nachricht aus Ihrem Postausgang in den Ordner „Gesendete Elemente“ zu verschieben. WAS ALS NÄCHSTES PASSIERT: Outlook liefert die E-Mail an den Empfänger; die KI sendet nichts eigenständig. WENN ES ANDERS AUSSIEHT: Wenn die Schaltfläche ausgegraut ist, überprüfen Sie, ob das „An“-Feld eine gültige E-Mail-Adresse enthält und der Entwurf nicht leer ist.

Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn die Nachricht aus dem Verfassen-Bereich verschwindet und in Ihrem Ordner „Gesendete Elemente“ erscheint.

Die Antwort verfeinern, indem Sie Meta AI bitten, sie zu kürzen oder zu erweitern

AKTION: Wenn der Entwurf zu lang oder zu kurz ist, geben Sie einen neuen Prompt ein, der eine andere Länge anfordert. WAS SIE SEHEN: Das gleiche „Meta AI fragen“-Feld befindet sich immer noch unten. Geben Sie etwas ein wie „Diese Antwort kürzer machen, unter 50 Wörtern“ oder „Eine Besprechungsanfrage für nächste Woche hinzufügen“. WAS ALS NÄCHSTES PASSIERT: Die KI generiert eine neue Version, die den vorherigen Entwurf ersetzt, wobei der gleiche Ton beibehalten wird, aber die Längenanweisung befolgt wird. WENN ES ANDERS AUSSIEHT: Wenn kein neuer Entwurf erscheint, leeren Sie das Feld, geben Sie den Prompt erneut ein und drücken Sie die Eingabetaste. Einige ältere Builds erfordern, dass Sie auf ein kleines „Aktualisieren“-Symbol neben dem Prompt-Feld klicken.

Diese Antwort erweitern, um eine Besprechungsanfrage für nächsten Mittwoch aufzunehmen. Sie wissen, dass es funktioniert hat, wenn der graue Entwurf aktualisiert wird, um der neuen Längenanforderung zu entsprechen.